El compliment complet de les disposicions de la seva corporació significa que ha de realitzar reunions de directors tal com les prescriuen aquestes lleis. Els membres tenen control sobre les accions que el consell adopta en aquestes reunions, però tenen molt menys que parlar sobre com procedeixen les reunions. Les actes de les reunions, interpretats pels tribunals com a documents legals, són tan importants que, tal com ho fa la consultora comercial Carter McNamara, "… si no és a l'acte, no va passar".
Esbrineu què passa en una reunió típica del Consell d'Administració mitjançant la revisió d'un programa d'exemple a l'Ajuda de gestió. Personalitzeu aquesta agenda per adaptar-se a la cultura i al propòsit de la vostra empresa. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Nomenar a algú, en general el secretari de la junta, per prendre minuts de la reunió. Les actes haurien de contenir la informació recomanada per McNamara: nom de l'empresa, data i hora de la reunió, qui va trucar a la reunió per encàrrec, assistents, moviments realitzats, conflictes d'interès que impedeixen que un assistent votés, abstenció de votar i motius donats, quan La reunió va finalitzar i qui va preparar els minuts.
Decideix si hi ha un quòrum -la mínima quantitat de membres necessaris per actuar- està present. Com suggereix el Manual d'advocats d'advocats de Chicago sobre el dret civil segons el manual de la llei, consulteu els estatuts per esbrinar quants membres són necessaris per a un quòrum. En la majoria de les empreses, una majoria simple farà. Per exemple, un tauler amb deu membres tindria un quòrum si sis estaven presents.
Feu que el president del consell truqueu a la reunió per ordre, com en els minuts de mostra de l'Ajuda de gestió. El secretari ha d'assistir trucant als noms dels membres del consell que responguin en veu alta si estan presents.
Pregunteu si els membres del Consell revisen minuts de la reunió anterior i si es suggereixen canvis. A continuació, pregunteu als altres membres si estan d'acord amb els canvis. Tingueu en compte l'acord i el desacord. A continuació, votar si s'han de fer els canvis. Si la majoria de vots sí, anuncia que els canvis es faran i es distribuiran a tots els membres per a la seva aprovació en la propera reunió.
Demaneu a les cadires de comissions que informen sobre els esdeveniments des de l'última reunió. Observeu com els minuts de mostra als quals es refereix McNamara mostra als membres que descriuen reunions o esdeveniments que han assistit.
Vota les propostes realitzades pels membres del consell per dur a terme una tasca. Exemples de moviments són contractar un consultor per escriure beques, aprovar llistes de verificació i estats financers, i fins i tot enviar regals a empleats que estan malalts.
Els membres del consell informen sobre "nous negocis" o esdeveniments pròxims. Estan assistint a conferències que altres assistents haurien de conèixer? O, demanen consells sobre un tema concret?
Adjunta la reunió i anuncia el moment en que s'ha ajornat. Doneu la data, l'hora i la ubicació de la propera reunió. Especifiqueu si el tauler continuarà reunint-se a la sessió "executiva" on no es permeten membres de la junta directiva.
