No hi ha regles difícils i ràpides quan s'escriu a diverses persones que formen part d'un consell d'administració, el que significa que té diverses opcions per fer front a la vostra carta. En general, prepararem una carta quan el tauler sigui tan gran que es torna difícil d'abordar individualment a cada director. Per taulers més petits, podeu escriure una altra carta per a cada persona i utilitzar la notació "còpia de carboni" per fer referència als altres destinataris.
Quan escriviu en una gran taula
Quan el consell comprèn cinc o més persones - aquest número és orientatiu, no una regla - és habitual preparar una carta dirigida al tauler com a grup i enviar-la per correu a la companyia que governen. Aquí teniu un exemple:
El Consell d'Administració
ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
El vostre salutació hauria de dir "Benvolgut Consell d'Administració:" o "Benvolguts Membres de la Junta:" seguit de dos punts, no com a coma. Si sou el propietari de l'empresa o un altre membre de la junta, és acceptable utilitzar la salutació informal "Estimada Junta" o "Estimats tots".
Ús d'un bloc de distribució
Atès que moltes juntes es reuneixen amb poca freqüència, potser una vegada al mes, podeu enviar una còpia de la carta de grup a cada membre de la junta individual a la seva llar o adreça de l'empresa permanent. D'aquesta manera, es garanteix que la seva carta sigui llegida i pugui actuar amb anterioritat a la propera reunió de la junta directiva. Per aconseguir-ho, escriviu un bloc de distribució al final de la lletra que indiqui el nom i l'adreça de cada membre del consell. Imprimiu diverses còpies de la carta i enviï una còpia a cada persona a la llista de distribució.
Quan escriviu a una petita junta
Quan es dirigeixi a un consell d'administració més petit, per exemple, amb tres o quatre consellers, haureu d'incloure tots els destinataris per nom. El vostre bloc d'adreces ara sembla una cosa així:
Sra. Robin Birch, presidenta
Sr. Jack Haslam, Director
Olivia Blower, directora
Consell d'Administració de ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
La vostra felicitació hauria d'enumerar els noms dels directors en el mateix ordre que el bloc d'adreces: "Estimada Sra. Birch, Sr. Haslam i Dr. Blower:" Està bé utilitzar els primers noms si coneixeu bé els destinataris i aquest és el vostre habitual mode de comunicació. L'etiqueta requereix que enviï una carta separada a cada persona, així que imprimiu i firmeu una còpia original de la lletra i el sobre per a cada destinatari.
Usant la notació CC
Quan els membres del tauler estan ubicats en diferents adreces, és recomanable escriure una carta separada per a cada destinatari. Aquí, hauríeu d'utilitzar la nota de "cortesia" o "còpia de carboni" per permetre que cada destinatari sàpiga qui més ha rebut la carta. Feu això afegint les lletres "cc:" seguit dels noms dels altres destinataris a la part inferior de la lletra, immediatament a sota de la vostra signatura i el nom imprès. Aquí teniu un exemple del format:
Sra. Robin Birch, presidenta
Consell d'Administració de ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, California 94105
Benvolguda senyora Birch:
Carta
Atentament, El teu nom
CC: Sr. Jack Haslam, Dr. Olivia Blower
Us dirigiràs a la vostra segona carta a "Mr. Jack Haslam" a "Sra. Robin Birch i al Dr. Olivia Blower" i així successivament. És una bona idea revisar totes les vostres còpies per assegurar-vos que heu inclòs el nom del destinatari correcte i la còpia de cortesia.
