Escriure una carta formal a un consell d'administració pot ser un procés intimidatori. Aquesta és la vostra oportunitat d'escoltar els vostres comentaris pels responsables, per tant, és important seguir el procés formal. Però no té sentit que el format sigui correcte si falta el contingut o la lletra té errors gramaticals.
Abans d'iniciar la carta a una junta
En correspondència amb el consell d'administració, sàpigues el que vols dir. Quina és la teva motivació? Què vols aconseguir? Una carta de queixes necessita un tacte diferent, per exemple, d'una carta que cerqui fons per a un projecte.
Preneu-vos un temps per fer notes. Anoteu què dir i per què us importa. Aquesta última potser no ho faci a la carta, però potser us ajudi a mantenir-vos enfocada i ordenada. Hi ha alguna documentació que necessiteu referir, proves o estadístiques que voleu compartir? Feu que estiguin preparats i feu una nota de per què són rellevants.
Redacció de la carta
Primer, organitzeu les vostres notes. Quin és el punt més gran en relació amb el motiu pel qual escriviu? Quins elements recolzen aquest punt? Posa-les en ordre. Aquest és, bàsicament, el vostre esbós, de manera que ara és bo anar.
Moltes persones lluiten per començar una carta, pensant que han de ser enginyoses des del punt de partida, però és clar que és més important. Digueu tot el que necessiteu per dir-ho, després milloreu-lo i estrenyeu-lo quan editeu. Per començar, dirigiu-lo "Benvolgut President Smith i els membres del consell" i després obriu amb "Estic escrivint …", i citeu el motiu principal per escriure.
Seguiu la vostra obertura amb el punt de suport principal i escriviu un parell de paràgrafs concisos que incloguin tots els problemes que hàgiu assenyalat anteriorment.
Recordeu, això és negoci i aquestes persones tenen molt en el seu plat. No siguis florejat ni puntós o llargues. Aconseguiu el punt, tingueu cura d'això i firmeu amb compte.
La importància de l'edició
En realitat, escriure un consell d'administració no és molt diferent de redactar cap carta de negoci formal, excepte que és per a un grup de persones i pot haver-hi més possibilitats d'accedir-hi, depenent del motiu pel qual escriviu.
La majoria de les persones sobre-estrès sobre l'escriptura, quan la part més important, en realitat, és l'edició. Sempre pren un descans després d'escriure alguna cosa, així que el cap esborra i torna amb els ulls nous.
Prendre almenys tres passos d'edició. Busqueu errors gramaticals, paraules innecessàries i un to excessivament casual. La gent sol confondre's en concisa amb ser groller, però escriure de manera concisa és forta i, alhora, ambdues qualitats que funcionen bé en la correspondència comercial.
Tot i així, sigui respectuós i un tant diferent, però no feu ganyotes ni resideu-hi res massa gruixut.
Conegueu el vostre propòsit
Com s'ha dit, és important saber per què estàs escrivint. És possible que les tres lletres més freqüents que heu d'escriure són demanar-ne alguna cosa, renunciar o acceptar una oportunitat.
Renúncia: En renunciar a una empresa, projecte o fins i tot el consell mateix, declareu agraït que hagi tingut l'oportunitat. Expliqueu, preferiblement una frase, per què esteu renunciant, per raons personals, per explorar una nova oportunitat, perquè voleu canviar -no compartiu-hi detalls. Mantingueu-lo curt i professional. Si podeu, oferiu-vos disponibles si és necessari en el futur.
Acceptant: Aquest pot ser un únic paràgraf seguit d'una declaració de gratitud. Digui que estigueu orgullós d'acceptar l'oportunitat, esperem contribuir i us agraïm la fe de la junta. No et preocupis pels projectes o intencions; per a això són els contractes.
Sol·licitud: De seguida, indiqueu el que esteu demanant. Explica el perquè. Si teniu proves de suport per què la sol · licitud és vàlida, documenteu breument això. Eviteu les promeses de rendiment o resultat, ja que aquestes només s'han d'indicar en un calendari de contractes o projectes, on teniu capacitat de negociació. Gràcies per la seva consideració i oferta per estar disponible si tenen preguntes o requereixen aclariments.
