La majoria de les empreses elaboren un pla de negocis anual que inclou un pronòstic financer, també anomenat pressupost de l'empresa. El pla o el pressupost és una eina de gestió que proporciona una orientació estratègica per a l'empresa. Mostra quins són els passos necessaris per implementar les estratègies que s'han triat, i quant costaran aquests passos o accions i preveure els ingressos i beneficis que s'espera que resultin de la seva implementació. Quan els resultats financers reals estan disponibles, generalment al final de cada mes, aquests resultats es comparen amb les xifres pressupostàries dels informes de comparació del pressupost.
Preparació
Els resultats financers reals són elaborats pel departament de comptabilitat d'una empresa. Els pressupostos també es poden preparar amb comptabilitat, o pot haver-hi un departament d'anàlisi i planificació financera especialitzat que s'encarregui de la preparació del pressupost. Els pressupostos estan dissenyats per estar en el mateix format que els estats comptables mensuals, de manera que les comparacions dels resultats reals amb el pressupost són més fàcils. Normalment, aquests sistemes són automatitzats, de manera que una vegada que s'introdueixen les xifres del pressupost, els informes de comparació es creen automàticament tan aviat com la informació de comptabilitat estigui disponible.
Valor
Les variacions entre les xifres pressupostàries i reals revelen informació important per a la gestió de l'empresa sobre com s'està realitzant l'empresa. L'ideal era que el pressupost estigués acuradament preparat perquè pogués ser tan precís com sigui possible una predicció del que l'empresa podrà assolir en el proper any. Quan els informes de comparació del pressupost presenten variacions significatives, significa que els supòsits utilitzats per preparar el pressupost eren d'error o l'entorn empresarial canviava del que s'esperava. Els informes de comparació de pressupost permeten a l'equip directiu identificar ràpidament on estan els problemes.
Anàlisi i interpretació
En grans empreses amb molts departaments i divisions múltiples, el volum de declaracions comptables produïdes pot ser enorme, el que significa que el volum de comparació de pressupostos també és gran. El personal de comptabilitat o finançament pren aquestes dades i prepara informes de resum per a l'alta direcció per revisar. Aquests informes, elaborats cada mes, inclouen una discussió narrativa de resultats i anàlisi dels motius de les variàncies més significatives. L'informe conté gràfics i gràfics per il·lustrar les tendències clau que la direcció alta ha de revisar i discutir. En el cas de les despeses superiors al pressupost, els analistes que s'encarreguen de preparar els informes de comparació del pressupost moltes vegades han de tornar a les entrades del diari de comptabilitat per a aquest període per descobrir els motius específics de les variacions. L'anàlisi de les variacions dels ingressos implica determinar si les vendes d'unitats van ser inferiors a les pressupostades o el preu mitjà obtingut per unitat era inferior al previst.
Acció correctiva
Després de revisar els informes de comparació de pressupostos, l'alta direcció ha de determinar si les variacions són prou significatives per justificar l'adopció de mesures correctores. Una qüestió és si les variàncies eren esdeveniments poc freqüents o bé eren part d'un patró recurrent. Si les vendes d'un producte cauen per sota del pressupost durant uns quants mesos, es pot fer un canvi en l'estratègia de màrqueting per tornar a aconseguir les vendes. D'altra banda, el dèficit dels ingressos pot ser degut a factors més enllà de la capacitat de control de la companyia, com ara una recessió econòmica general. La resposta en aquest cas podria ser reduir les despeses pressupostàries per reduir la distància entre el pressupost i els resultats reals en els propers mesos.Les adreces de gestió superiors superen les despeses pressupostàries reunint-se amb els directius els departaments dels quals eren responsables de les variacions i preguntant per què van ocórrer.
