Els principis comptables generalment acceptats, sovint anomenats GAAP, són normes que la majoria dels comptadors empresarials admeten. Utilitzant els mateixos principis, totes les empreses poden assegurar-se que els seus comptes siguin fàcils d'utilitzar per als auditors. El GAAP requereix que el salari es classifiqui com a despesa, però com que les empreses no paguen els empleats cada dia, els comptadors han d'ajustar els llibres al compte dels salaris que encara no s'han pagat al final d'un període comptable.
Despeses acumulades
Els salaris es consideren despeses acumulades segons el GAAP. Els salaris s'acumulen al llarg del període de pagament fins que l'empresari paga l'empleat. D'aquesta manera, els comptadors registren salaris com a despesa acumulada i paguen salaris que encara no s'han pagat en el moment de la presentació d'informes com a "salaris pagadors", de manera que el saldo i els salaris dels llibres registrats es publiquin correctament encara que encara no s'hagin pagat.
Fi de l'any
Si els empleats guanyen salaris al final d'un any, però no se'ls paga fins a l'any següent, els comptadors han de tenir en compte tant els comptes comptables de desembre com els de gener. Al desembre, el comptador enumera l'import total del salari meritat com a despesa i, posteriorment, el lliura al gener com a salari. Al gener, el comptador mostra el salari meritat al gener com a despesa i, a continuació, conté el salari pagador a partir del mes de desembre, per tal de deixar clar en què procedeix cada part del saldo degut. Per exemple, si els empleats guanyen $ 5,000 al desembre i després $ 8,000 durant la primera setmana de gener, al desembre els $ 5,000 es classifiquen com a salari i, al gener, els $ 8,000 es classifiquen com a despeses salarials, mentre que els $ 5,000 es classifiquen com a salari per un total sous de $ 13,000.
Consideració
El salari s'ha de registrar com una despesa meritada perquè la majoria de les empreses no paguen diàriament els empleats. Per tant, cada dia els empleats treballen, acumulen el salari que se'ls ha de pagar el dia de pagament. El sou acumulat es converteix així en un passiu fins que l'empresa no ho paga. Si una empresa pagava diàriament els empleats, el salari seria inclòs com una despesa directa en lloc de com una despesa acumulada.
Requisit del resum
El GAAP requereix que el comptador enumeri un resum de tots els salaris com una línia de comanda en lloc de llistar cada salari individual com a responsabilitat individual. Això fa que la comptabilitat sigui més clara. Per exemple, els comptadors registren una responsabilitat total de 8.000 dòlars si deuen a tots els empleats $ 8,000 en comptes de llistar el valor exacte de cada xec de pagament que l'empresa deu a diversos empleats.
