Fer un seguiment de l'inventari definitivament no és una de les parts més divertides d'executar un negoci de producte. Requereix treball manual dur (aixecament, moviment, comptatge), paperassa i tot un temps dedicat a l'ordinador. La bona notícia és que una vegada que finalment estableixi el vostre sistema de seguiment d'inventari, el vostre negoci es farà molt més eficient. Podrà fer un seguiment de les tendències en vendes i devolucions, sabràs quan és el moment ideal per ordenar o fabricar més productes, i podreu configurar els estats financers i els resums finals d'any més ràpidament.
Compteu els vostres productes per determinar l'inventari inicial. Una vegada que tingueu les dades finals, classifiqueu primer el vostre inventari pel nom del producte, després pels altres atributs específics dels productes, com ara el color, la mida, la data o l'estil. Per exemple, si teniu les samarretes brodades com a inventari, voldreu classificar-les pel missatge a la samarreta, a continuació, per color, després per mida. Això us permetrà fer el seguiment i la recerca de l'inventari que necessiteu.
Creeu un full de càlcul a Microsoft Excel per fer un seguiment de l'inventari si teniu menys de 10 tipus de productes a l'inventari. Creeu un full de càlcul nou per a cada producte i comenceu llistant el recompte d'inventari inicial. A partir d'aquest moment, resta totes les vendes de cada producte que surten d'acord amb la informació del vostre registre setmanalment. Afegiu un inventari nou a mesura que arribi. Ajusteu el total de l'inventari quan hi hagi retorns de producte. Assegureu-vos d'incloure la data al costat de cada entrada.
Si teniu més de 10 tipus de productes a l'inventari, considereu configurar una base de dades d'inventaris a Microsoft Access (vegeu Recursos per a un enllaç a les plantilles que podeu utilitzar). Les plantilles d'inventari de base de dades de Microsoft Access són més atractives, automatitzades i fàcils d'usar. També us permet imprimir informes pràctics d'inventari per fer un seguiment de vendes, addicions d'inventari i devolucions.
Si sou un detallista de la botiga que ven molts articles diferents, compreu el programari de gestió d'inventari professional per integrar-vos amb un escàner de codi de barres i els registres de la vostra botiga. Això serà costós, però valdrà la despesa, ja que esdevindrà aplastant i consumirà molt de temps per actualitzar manualment una base de dades amb molts elements per fer un seguiment (consulteu Recursos per a un suggeriment de programari de seguiment d'inventari). Si sou un comerciant majorista, distribuïdor o fabricant que només treballa amb factures (sense vendes directes a clients), també podeu fer un seguiment del vostre inventari mitjançant la documentació de factures.
Si sou un detallista de la botiga, feu un xec d'inventari manual com a mínim un cop l'any per assegurar que l'inventari en paper coincideixi amb l'inventari de la botiga. A causa de la contracció (robatori), els números poden ser dràsticament diferents si no es fa una verificació d'inventari habitual. Canvieu els números del vostre sistema informàtic per reflectir la contracció.
Consells
-
Si teniu una botiga molt gran, podeu contractar una empresa de tercers per fer la vostra revisió manual d'inventari. Normalment faran el seu treball després de tancar la botiga i entrar a la nit. Encara que la contracció és definitivament un problema per a qualsevol negoci, l'import que perdis es pot cancel·lar, oferint-li un benefici fiscal futur. Aquesta és una altra raó per la qual és tan important fer un control manual d'inventari manual quan opereu un negoci minorista.
