La documentació dels empleats és important per diversos motius. La documentació justifica les accions laborals, des del reclutament i la selecció fins a la dimissió, jubilació o resolució. La formació i el desenvolupament i la indemnització i els beneficis també són part de la documentació dels empleats. Mantenir documentació precisa i completa admet objectius de recursos humans, com la planificació de successions i la promoció des de dins. La documentació dels empleats, quan es prepara amb cura, confidencialment i d'acord amb les polítiques de l'empresa, és la columna vertebral d'un departament de recursos humans.
Reclutament i Selecció
Fins i tot si el vostre procés de selecció i selecció comença amb la presentació d'aplicacions en línia mitjançant un sistema de seguiment del sol·licitant, la documentació continua sent un component important del procés de contractació. Com a mínim, el procés de contractació inclou projeccions telefòniques preliminars, entrevistes presencials i avaluacions d'entrevistes. La documentació és essencial per a aquest procés: prendre notes durant les entrevistes personals és pràcticament un requisit per ajudar a prendre una decisió prudent de contractació. A més, si voleu superar les qualificacions d'un candidat a un altre administrador de contractació, us ajudarà a compartir les notes de la vostra entrevista. Les notes d'entrevistes contenen les vostres valoracions i opinions personals. Per tant, tret que les notes del procés de reclutament i entrevista contenen puntuacions de proves o reafirmen determinats fets sobre el conjunt d'habilitats del candidat, aquest tipus de documentació normalment no forma part del fitxer de personal. És important destacar que la documentació dels empleats també justifica l'elegibilitat laboral.
Formació i desenvolupament d'empleats
Documentar el rendiment dels empleats és important per mantenir la satisfacció laboral, la productivitat i el compromís. El vostre sistema de gestió del rendiment inclou una sèrie de components, com ara descripcions de llocs de treball, comentaris informals, capacitació, acció disciplinària i avaluacions de rendiment anuals. Tots aquests components requereixen que la documentació del vostre sistema de gestió del rendiment es mantingui en marxa. La manca de documentació està a prop de la manca de comunicació en aquesta àrea. Els empleats depenen dels comentaris per inspirar la motivació i augmentar la moral dels empleats. Sense documentació, els empleats no disposen de les eines necessàries per satisfer les expectatives de l'empresari.
Compensació i beneficis
La documentació dels empleats és un element essencial de la seva estructura de compensació i beneficis. Sense aquest tipus de documentació, és impossible fer un seguiment dels salaris dels empleats, augments de mèrits, bonificacions de final d'any i deduccions obligatòries i voluntàries. La documentació també manté l'estat de beneficis dels empleats, com ara opcions de cura de la salut, atenció depenents i comptes de despesa flexibles. La divisió de nòmines registra bona part de la documentació dels empleats en aquesta àrea; no obstant això, el vostre agent de privadesa té accés exclusiu a tota la documentació relacionada amb la medicina per preservar la naturalesa confidencial de la informació dels empleats.
Fi d'ocupació
Quan el mandat d'un empleat amb la companyia arriba a la seva fi, la documentació és molt important. Independentment del motiu, haureu de preparar i presentar documents que documentin aquesta acció laboral. Si finalitza un empleat, la documentació justificarà la seva decisió. La baixa de l'empleat relacionada amb un rendiment deficient, violacions de polítiques o una mala conducta bruta requereix documentació per donar suport a la terminació involuntària. Si l'empleat decideix presentar una queixa per l'aprovació il · lícita de la denúncia, la documentació pot protegir els actius de la vostra empresa si la reclamació augmenta en litigis. Si un empleat es retira o renuncia, la documentació és necessària per continuar amb els beneficis de salut i ingressos.
