Per a la majoria de la gent, la decepció és part de la vida. El sentiment és tan freqüent que molta gent s'empassa l'emoció sense queixa, alimentant lentament un grup creixent de ressentiment. Poden fer excuses per a la festa ofensiva, dient-se que "estan fent el millor que poden". Això pot ser cert, però una petita crítica constructiva mai no fa mal a ningú. Les empreses i altres entitats que reben cartes de decepció aviat s'adonen que està en el seu millor interès per millorar. Com diu el refrany, "la roda descarada aconsegueix el greix".
Organitzeu els vostres fets. La persona o empresa que escriu la lletra de la decepció no pot millorar les seves pràctiques empresarials o personals si no explica clarament com us han fallat. Abans d'escriure la lletra, teniu una llista d'instàncies en què se sentia decebut, organitzat per ordre cronològic. Si teniu documentació oficial d'altres fonts, també teniu les pràctiques abans de començar la vostra carta.
Enumereu les vostres queixes. Expliqueu clarament quines són les seves expectatives i com no es van complir. Utilitzeu la documentació d'altres fonts si és necessari.
Expliqueu com els greuges us van fer sentir. Per exemple, si escriu a una empresa de menjar ràpid sobre un servei d'atenció repetidament atrevit, expliqueu que us fa sentir com si els vostres diners i patrocini no es valoren dins de la seva organització.
Sigues amable.Recordeu que l'objectiu de la seva carta és ajudar a una persona o organització a millorar, no a degradar-los. Vostè simplement assenyala maneres en què sent que podrien funcionar millor. Quan escriviu una carta de decepció a una empresa, recordeu que la persona que llegeix la carta probablement no serà la persona amb qui té la queixa. No siguis groller o desagradable; mantingui el to de la carta amable, o com a mínim, professional.
Feu suggeriments de millora. Ara que ha assenyalat el problema, ajudeu-vos a solucions.
Presenteu les vostres demandes. Si creus que et mereixes la restitució per la teva experiència, una carta de decepció és el lloc per preguntar-te. Ja sigui que demana un reembossament directe o un servei de descompte o gratuït en el futur, indiqueu que complir amb les vostres demandes farà un llarg camí per mantenir-vos com a client.
Escriviu la lletra. La presentació professional de la vostra desil·lusió permetrà al destinatari saber que sou greu.
Feu còpies de la lletra. En cas de perdre la vostra carta, es converteix en un problema de controvèrsia o es converteix en el primer d'una llarga cadena de decepcions, haureu de tenir una còpia per als vostres registres. Si incloeu altres documents amb la vostra carta, feu còpies d'aquests documents i envieu-ne les còpies. Mantingueu sempre els documents originals per vosaltres mateixos.
