La memòria d'un informe de la pàgina de transmissió funciona molt semblant a una carta de presentació resumida. Penseu en això com el vostre camp personal al lector. Escrigui el que diria al destinatari si li lliurava l'informe personalment, però primer recolliu els vostres comentaris.
Abans d'escriure, és important identificar el que voleu dir. Identifica el teu públic i avalua les seves necessitats i necessitats específiques. Tingueu en compte aquests punts a l'hora de redactar un memoràndum de transmissió i la resta de l'informe o proposta.
Adreça el memoràndum de transmissió utilitzant un format de memo senzill. Si la vostra organització té una plantilla de memòria, utilitzeu-la. Si no utilitzeu aquesta configuració com a punt de partida:
MEMORANDUM
Per: Nom i títol del destinatari De: El vostre nom i títol Data: Data en què activa l'informe Assumpte: Nom de l'informe
Escriu un extracte d'obertura. "Aquest és l'informe que vau demanar pel que fa a …", per exemple. No fa falta que sigui llarg. Un parell de frases senzilles faran el treball. Utilitzeu el format del bloc d'empreses d'aquest paràgraf i la resta de la nota. Col·loqueu un retorn dur, o un espai en blanc, entre cada paràgraf, però no feu una pestanya o sagnat abans d'iniciar una nova secció.
Escriure un paràgraf introductori. Descrigui l'abast de l'informe, exactament el que cobrirà i com vau recollir la vostra informació.
Escriu el cos de la nota. Expliqueu l'útil que serà l'informe per al lector. Presenteu les vostres principals conclusions i ressalteu interessants troballes o capítols d'especial interès per al vostre públic. Qualsevol informació que farà que l'informe sigui més útil o accessible al vostre lector es pot incloure en aquesta secció. És possible que vulgueu fer suggeriments per a futures investigacions.
Escriu un paràgraf de tancament. Escriu una breu nota de gràcies al vostre lector i reconeix la gran ajuda que va rebre dels companys de feina. A més, ofereixi aclarir qualsevol punt o continuar treballant si cal.
Consulteu el document per a errors ortogràfics i gramaticals.
Feu que un col·lega confia en corregir la vostra feina. Els seus ulls nous es posaran a zero en un discurs confús i errors tipogràfics.
Feu els canvis necessaris i incloeu-ne els suggeriments.
Inseriu el vostre memoràndum de transmissió completat a la resta de l'informe. Col·loqueu-lo just davant la taula de continguts i després de la pàgina del títol de l'informe.
Consells
-
Escriviu la nota de transmissió i altres parts prefabricades del vostre informe, ja que es remeten de nou a la resta del document.
Avís
Els missatges de transmissió només s'utilitzen per a documents interns. Si el vostre informe està destinat a un públic extern, com un client potencial, escriviu una carta de transmissió en el seu lloc. La informació serà la mateixa, però s'utilitza la carta de negocis per formatar el document.
