Les lletres de transmissió, també anomenades cartes de presentació, acompanyen faxos i correus electrònics per descriure el contingut dels documents enviats per fax o els fitxers adjunts a un correu electrònic. Les lletres de transmissió també garanteixen que els documents es lliurin a la persona adequada si s'envien a un fax compartit o a una adreça de correu electrònic. Aquestes cartes solen ser breus i només transmeten la informació necessària. Atès que les cartes de transmissió són una forma de correspondència comercial, heu de seguir uns estàndards per escriure-ne correctament.
Escriviu el vostre nom o el nom de l'empresa, l'adreça, el número de telèfon i altra informació de contacte a la part superior del document, situant-la al costat dret de la pàgina. Com a alternativa, podeu escriure la lletra al capçal de la companyia.
Omet una línia i llista la data sota la vostra informació al costat dret de la pàgina.
Escriviu el nom del destinatari, l'adreça i, si escau, el número del compte o altra informació d'identificació, a la part esquerra de la pàgina, dues línies més avall de la data.
Adreça la carta específicament a la persona que la rebrà. Si no coneix el nom de l'individu, escriviu "Benvolgut senyor o senyora".
Indiqueu la vostra raó per escriure la lletra a la primera oració. Indiqueu si envieu un currículum vitae, una proposta comercial, un informe o informació sobre un producte o servei.
Doneu informació de fons sobre el document que envieu al segon paràgraf. Això pot incloure dates en què el lector ha d'actuar sobre la informació continguda en el document o, si el document té diverses pàgines, una breu explicació de les pàgines incloses. També podeu recordar al lector les converses o la correspondència que heu tingut amb ell pel que fa al document.
Gràcies al lector pel seu temps en l'últim paràgraf i demana-li que us contacti si té alguna pregunta.
Escriviu el vostre nom, títol i informació de contacte, com ara la vostra adreça electrònica o número de telèfon, al final de la pàgina. Escriviu la vostra signatura sobre el vostre nom.
