No passa sovint, però de vegades un beneficiari mai no cobrarà cap xec. Ja sigui que un empleat es va oblidar del xec de pagament o d'un proveïdor va sortir del negoci, un xec d'antelació pot resultar en un conflicte de comptabilitat. Creeu una política de comptabilitat per posar en contacte amb els titulars de revisió obsolets després d'un període de temps determinat. Estableix un altre marc de temps per cancel·lar el xec obsolet. Si el vostre estat està subjecte a les lleis de propietat no reclamades, sol·liciteu que la comptabilitat registri una responsabilitat de l'estat.
Sobre els xecs obsolets
Contràriament a la creença popular, una verificació mai "caduca" realment. Un banc no està obligat a cobrar un xec si és més de sis mesos després de la data de comprovació. Tanmateix, el banc té la llibertat d'honorar un xec obsolet, independentment de les restriccions que figuren en el xec. Molts estats tenen lleis de propietat no reclamades que requereixen que les empreses converteixin fons no reclamats a l'estat en lloc de simplement cancel·lar la despesa.
Poseu-vos en contacte amb el beneficiari
Definiu una política per contactar amb els propietaris de xecs no reclamats. Pot semblar tonto demanar que un beneficiari obtingui un xec, però li estalviarà temps i dificultats administratives i comptables per la carretera. Decideix sobre intervals de contacte, com ara sis mesos i un any. Per assegurar-vos que podeu implementar aquesta política, heu de comptar per recopilar informació de contacte, com ara el número de telèfon, l'adreça electrònica i l'adreça física, abans de desemborsar qualsevol xec.
Inverteix el xec
Establiu un marc de temps per cancel·lar els xecs obsoletos al vostre manual de política de comptabilitat. El marc de temps exacte depèn de vostès, però un any o dos anys són punts de referència comuns. Per cancel·lar la comprovació, cal abonar el compte de caixa i acreditar el compte de despeses original. Per exemple, diguem que va pagar un proveïdor de 100 dòlars per als subministraments fa un any i que mai va cobrar el xec. Per invertir el xec, efectiu de dèbit per $ 100 i despeses de subministrament de crèdit per $ 100.
Registre una responsabilitat
Si el vostre estat té lleis de propietat no reclamades, és possible que hàgiu de tornar els diners en efectiu a l'estat després d'un cert període de temps. Si s'aplica una llei de propietat no reclamada, estableixi una política per crear una nova responsabilitat pel compte de l'import degut a l'estat. Per exemple, si el control de subministres de $ 100 està subjecte a les lleis de propietat no reclamades, es cobrarà el compte de responsabilitat immobiliària no reclamat per $ 100 i la despesa de subministrament de crèdit per $ 100. Quan feu els fons cap a l'estat, cal abonar el compte de responsabilitat per un import de 100 euros i obtenir un crèdit per cada 100 euros.
