Les lletres comercials formals requereixen un protocol específic independentment de la intenció de la carta. En la majoria dels casos, una carta de negocis ha de ser sucinta i breu, generalment encaixant en una pàgina. Tot i que heu d'utilitzar un estil d'escriptura clar i formal, hi ha diversos casos en què l'ús de les abreviatures és l'adequat per estalviar espai i temps.
Prefixos i Honorífics
S'espera que tant els prefixos com els honoris siguin abreujats en la salutació i en un altre lloc de la carta. Per exemple, una carta comercial començaria amb "Estimat senyor Johns", no "estimat senyor Johns". Els plurals de tots els prefixos i honorífics també són abreujats, com ara "Messrs" per a múltiples destinataris masculins i "Sres." Per a múltiples destinataris femenines.
Noms d'empreses
Tant el capçal i la "adreça interna" comptaran amb noms d'empreses: la del remitent i la del destinatari. Pot ser que no sigui apropiat abreujar qualsevol part del nom de l'empresa a menys que el nom de l'empresa estigui registrat amb una abreviació. Per exemple, si l'empresa està registrada com "Motts, Inc.", podeu utilitzar "Inc." a l'adreça interna sense definir "Incorporated". De la mateixa manera, no substituïu "&" per "i" tret que sigui part del nom de l'empresa.
Adreces
A diferència de la part frontal d'un sobre, l'estat s'ha de definir quan forma part del capçal, capçalera o adreça interna. Per exemple, si l'empresa del destinatari es troba a Seattle, l'adreça interna dirà "Seattle, Washington 98101."
Abreviatures habitualment utilitzades
Un postscript, que és una afirmació addicional després del tancament d'una carta, sempre s'expressa amb l'abreviatura "P.S." Si inclou documents addicionals juntament amb la seva carta, és acceptable indicar-los escrivint "Tancaments", seguit de la quantitat de documents o abreujant "Enc". per sota de la vostra signatura. RSVP és un abreujament acceptable quan sol·liciteu al destinatari que respongui a la vostra carta.
Temes i tipistes
El tema d'una carta de negocis es pot indicar per sota de la data amb l'abreviatura "Re" per "Quant a", seguit d'una breu declaració del tema. Si una carta està signada en nom d'una altra persona, l'abreviatura "p.p." es pot utilitzar. Per exemple, si un secretari escriu una carta en nom del seu empresari, el mecanògraf pot signar la carta i acompanyar la seva signatura amb "p.p." i afegiu el nom de l'empresari a sota. La "p.p." significa la frase llatina "per procurationem". L'abreviatura "cc" tradicionalment significa "còpia de carboni", però també pot significar "còpia de cortesia". En qualsevol dels dos casos, indica que s'han enviat diverses còpies d'una carta i s'indica a les persones a les quals s'han enviat aquestes còpies.
