La metodologia 5S es deriva d'un sistema japonès que pretén apropar l'ordre i l'organització al lloc de treball. El fonament de la metodologia 5S és que un lloc de treball és més eficient quan s'organitza i quan es mantenen aquests estàndards d'organització. Per tant, l'aplicació de la metodologia 5S implica trobar maneres efectives de classificar (seiri), establir-se en ordre (seiton), brillant (seiso), estandarditzar (seiketsu) i mantenir pràctiques ordenades (shitsuke) en el lloc de treball. La creativitat i la participació dels empleats en el lloc de treball són importants per a la implementació d'aquest sistema.
Ordeneu el lloc de treball per eliminar elements, com ara documents i maquinària, que no són necessaris. Reviseu, a continuació, suprimiu qualsevol aplicació o procés que estigui perdent temps, com ara un programari complex o una màquina d'impressió redundant. Manteniu la informació, processos, programari, maquinària i elements necessaris a l'estació de treball.
Estableix l'estació de treball en ordre posant en marxa sistemes d'emmagatzematge adequats. Col·loqueu elements més grans i més pesats al pis i repareu els gabinets i les papereres per emmagatzemar elements més petits. Demana ajuda professional d'un especialista en TI o un venedor per crear sistemes de memòria i informació més senzilla en línia. Etiqueta els espais d'emmagatzematge, com els gabinets, per facilitar la identificació i recuperació d'informació i elements.
Brilleu el lloc de treball netejant regularment les estacions de treball fins i tot abans que es tornin massa brutes. Assignar responsabilitats de manteniment de la casa creant un registre en el qual cada persona realitza una tasca que contribuirà a mantenir net el lloc de treball. Configureu canals senzills de comunicació creant taulers d'anuncis o utilitzant stick-ons per organitzar tasques.
Normalitzar els canvis realitzats mitjançant la creació de polítiques i guies de millors pràctiques. Inclogui els empleats en el lloc de treball quan feu pluja d'idees i escrigui els passos específics que es duran a terme per resoldre el que es necessita, i com emmagatzemar eficaçment elements i informació i com mantenir net el lloc. Publiqueu aquestes directrius en un tauler d'anuncis que pugui veure tots.
Mantenir la nova cultura de l'ordre i l'organització. Premi als que contribueixen significativament a les millors pràctiques establertes ia aquells que desenvolupen noves maneres d'aplicar la metodologia.
Consells
-
Els nous empleats en el lloc de treball han de tenir una orientació sobre el sistema organitzatiu del lloc de treball. En cas contrari, és possible que els nous empleats no entenguin la metodologia del 5s al lloc de treball i, per tant, causen (no intencionada) interrupció del propi sistema.
