Mantenir números d'inventari precisos és essencial per a operacions comercials correctes. Malauradament, en general no és rendible per a les empreses que comptin físicament el seu inventari cada mes amb finalitats d'informació. Una forma d'explicar l'inventari és utilitzar el mètode de comptabilitat en efectiu, que proporciona un mètode de comptabilitat senzill per a les empreses a utilitzar en el càlcul de l'inventari.
Comptabilitat de mètodes d'efectiu
El mètode de comptabilitat en efectiu és un sistema de comptabilitat senzill on es registren els ingressos quan es rep els efectius i es registren les despeses quan l'efectiu deixa el negoci. La majoria de les empreses utilitzen el mètode de comptabilitat acumulat, que exigeix la llei. Les petites empreses amb menys d'1 milió de dòlars en vendes anuals brutes poden optar per utilitzar el mètode de comptabilitat per al seu negoci.
Mètode d'inventari d'efectiu
En virtut d'un sistema de comptabilitat pura mètode en efectiu, l'inventari es carregarà en el llibre general quan sigui comprat per l'empresa. Els diners invertits en la comptabilitat de caixa generen una despesa; una vegada que es ven l'inventari comprat, es mostra una venda perquè l'efectiu ha entrat en el negoci.
Segons el Procediment 2000-22 del Servei d'Impostos Interns, s'han de seguir pautes lleugerament diferents quan es compti l'inventari amb el mètode d'efectiu. L'inventari no es registra fins que no es paga; una vegada que l'empresa hagi pagat el proveïdor per a l'inventari, es mostra com a actiu al balanç. Una vegada que l'inventari es ven a un client, es trasllada al compte de cost de venda de mercaderies. L'IRS estableix que el cost de les mercaderies venudes es reconeix quan és pagat per l'empresa o l'inventari es ven als clients, alguna cosa més endavant. Això permet que les vendes finals d'any es reconeguin en un any i el cost de les mercaderies venudes en un altre, alleujant els passius fiscals al tancament de l'exercici.
Sota el mètode de comptabilitat en efectiu, l'ajustament de l'inventari pot ser necessari a finals d'any per reflectir amb precisió l'import actual de la companyia. Aquests ajustos es produeixen quan els pagaments es realitzen per a l'inventari a la mà al tancament de l'exercici, però es paga el proper any.
Desavantatges
El mètode de comptabilitat en efectiu presenta un desavantatge diferent per als empresaris. Tot i que les vendes poden semblar extremadament altes i l'inventari és extremadament baix en un mes, podria ser el resultat de problemes de temps per als pagaments. Els pagaments dels clients poden haver estat alts ja que paguen els seus comptes tots en un mes, no per vendes del mes actual. L'inventari pot ser baix, perquè no s'han realitzat pagaments per a l'inventari a mà; per tant, no està registrat al llibre general. Encara que el mètode d'efectiu presenta una bona informació sobre el flux d'efectiu real, no pot informar amb precisió les vendes i l'inventari sense fer cap cerca sobre els números.
