L'efectiu és més que monedes i monedes en el món dels negocis. També inclou xecs, transaccions de targetes de crèdit i comandes de diners. Mitjançant l'ús de tècniques de millors pràctiques per manipular diners en efectiu, ajuda a reduir els errors i garantir la rendició de comptes, fins i tot si la quantitat de diners que maneja és baixa. En crear i implementar controls de gestió d'efectiu, podeu crear un procés eficient per gestionar els pagaments sortints i els diners que rebeu.
Rendició de comptes en efectiu
Feu un seguiment de les persones que tinguin accés a l'efectiu d'una empresa i tingui en compte les responsabilitats de gestió de diners de cada persona. Vostè hauria de saber on es troba l'efectiu de la seva empresa en tot moment i poder localitzar irregularitats a particulars. Podeu aconseguir-ho assegurant-vos que cada pagament tingui un rebut d'efectiu emesos i registrats, donant a cada client un rebut i documentant les transferències. Un supervisor sempre ha d'aprovar transaccions anul·lades o reembossades i verificar dipòsits en efectiu.
Separació d'obligacions
Quan un o dos tenen la responsabilitat de manejar efectiu, hi ha un major risc de frau. En separar els drets de maneig d'efectiu entre diversos individus, una sola persona no pot tenir control sobre el procés de maneig d'efectiu. Feu que diferents persones registrin els pagaments en efectiu als registres de comptabilitat, rebin diners, dipositen fons, concordin els pagaments en efectiu en els registres de comptabilitat i paguin factures. Quan separa els deures de maneig d'efectiu, cada individu és responsable davant dels altres en el procés de gestió d'efectiu.
Reconciliació de diners en efectiu
Quan teniu pràctiques de reconciliació de diners en efectiu, podeu confirmar que els empleats han registrat correctament les transaccions en efectiu i tenen un sistema de xecs i balanços. Com a mínim, hauríeu de comprovar mensualment els vostres extractes bancaris contra els vostres ingressos i dipòsits en efectiu. A més de registrar els pagaments en efectiu tan aviat com els rebi, compti i equilibri els seus comptes d'efectiu cada dia i compareu tots els rebuts amb les targetes de dipòsit. A més d'una reconciliació mensual en efectiu programada, realitzeu una comprovació sorpresa dels registres de comptabilitat cada mes.
Seguretat
Cada vegada que un negoci maneja diners en efectiu, és important mantenir els diners i els empleats a salvo. Per protegir els seus actius financers, sempre realitzeu antecedents sobre futurs empleats abans d'ampliar ofertes de feina. Sempre mantingueu l'efectiu bloquejat en un lloc segur i detalli la vostra política de maneig d'efectiu al manual d'empleats. Limiteu el nombre de persones que tinguin accés a diners en efectiu al menys possible i només proporcionin contrasenyes i combinacions al personal autoritzat. Cada any, o cada vegada que un empleat que maneja efectiu surt de l'empresa, canvia totes les combinacions i contrasenyes. Quan un empleat compta amb diners en efectiu, ho hauria de fer en un lloc que el públic o els clients no puguin veure. En fer efectiu d'un lloc a un altre, voleu fer un dipòsit o si el vostre negoci té un gran campus, utilitzeu el sistema d'amics. Siempre minimitzeu la quantitat de diners en efectiu a la vostra empresa durant la nit, de manera que no pateixis grans pèrdues en cas d'incendi o robatori.
