L'organització de beneficis triga molt de temps, però és un èxit molt satisfactori quan el benefici té èxit. Però abans de planificar res, determini el tipus de benefici que organitzaràs. Si feu una subhasta silenciosa, necessiteu obres d'art donades; Si es tracta d'un esdeveniment relacionat amb la música, algú ha de contactar amb els intèrprets locals d'avantprojecte que solen reservar entre dos i tres mesos d'antelació. Cada elecció planteja diferents problemes logístics.
Planificació preliminar
Determineu quants voluntaris es requereixen. Els números es multipliquen exponencialment si teniu previst una gala amb menjars i begudes elaborades, que s'han de configurar, mantenir-les aturats i descompondre's.
Trieu un lloc. Tingueu en compte factors que afecten l'assistència, com ara la proximitat al transport públic. Feu una llista reduïda de tres o quatre opcions.
Determineu quants diners augmentarà i com s'aconseguirà l'objectiu.
Delegació dels detalls
Obteniu els compromisos del lloc escollit i de qualsevol artista que hi participi. Com més complicat sigui l'esdeveniment, més endavant cal planificar; De dos a sis mesos és la norma.
Contracta una comissió d'amics, companys de feina i coneguts comercials per tractar diferents aspectes de l'esdeveniment. Programeu reunions setmanals per fer un seguiment de la planificació i solucionar qualsevol problema d'última hora.
Busqueu patrocinadors per ajudar a absorbir els costos associats amb el benefici, des dels premis de portes als sistemes d'alimentació i PA. La majoria dels patrocinadors canviaran els serveis a canvi d'una promoció.
Intenta resoldre la vostra aliança de comitès, patrocinadors i locals durant els primers mesos d'organització. Comença a buscar voluntaris.
Obtenir la paraula fora
Apropa els contactes de premsa per fer una història avançada sobre el benefici. Si l'espai no està disponible, prepareu-vos enviar un comunicat de premsa de mitja pàgina on es detallen els detalls. Consulteu una transmissió remota en directe des del lloc de l'esdeveniment amb l'emissora de ràdio local.
Prepareu els materials de visualització adequats, inclosos els volants, els quaderns i els cartells, perquè els voluntaris passin o estiguin a punt. Assegureu-vos que sabeu on enganxar legalment els volants i els cartells.
Posar un lloc web per respondre preguntes sobre el benefici. Inclogui els principals patrocinadors, la programació d'esdeveniments i les activitats, i com es produeix la captació de fons.
Reflexió sobre l'èxit
Siéntese con el comitè després de l'esdeveniment per discutir què ha funcionat o no. Seguiu-vos amb els vostres patrocinadors i obteniu els vostres comentaris.
Enviar targetes o una carta de resum per donar les gràcies als voluntaris.
Publica els bons detalls del lloc web, incloent quant de diners es va generar, com es va produir el beneficiari i, si heu creat un esdeveniment en curs, les dades que els futurs voluntaris i patrocinadors necessiten conèixer per preparar el proper any.
