Com organitzar i fer un seguiment de diverses tasques de canvi

Una tasca és una unitat de treball. L'abast d'una tasca pot variar des d'una matèria que requereix un treball mínim fins a un que requereix un treball considerable que impliqui un seguit de subtasques per a la seva finalització. Les tasques generalment estan relacionades amb objectius i metes específiques limitades per temps. Com a tal, les tasques d'organització i seguiment són importants per assolir els objectius i els objectius. Al comprometre tasques en paper o en un programa informàtic, es fa amb el control del dia i, en definitiva, els objectius i objectius a curt i llarg termini.

Articles que necessiteu

Llista de tasques pendents
Calendari

Passeu per la vostra llista de tasques i col·loqueu un valor numèric per a cada element segons la seva prioritat mesurada. Això ordena les teves accions d'una manera que us ofereixi la millor oportunitat de tenir més impacte durant el dia. Prioritzeu les tasques decidint la importància de cada tasca als vostres objectius i objectius. Algunes tasques vindran amb un sentit natural d'urgència, mentre que altres podran fer una pausa per avaluar si tenen alguna importància real.

Estimar les necessitats de temps per realitzar cada tasca. Col·loqueu un interval de temps que estableixi l'assignació de temps mínima i màxima per dur a terme cada tasca. La quantitat de temps necessària per completar una tasca pot afectar la seva prioritat per al dia. Per exemple, una tasca senzilla que trigui cinc minuts a completar-se pot tenir prioritat sobre una tasca amb una importància relativament més gran que requereix de tres a cinc hores per completar-se. Les tasques que requereixen períodes de temps més llargs es completaran, naturalment, s'han de calendar durant un període de temps més llarg.

Estableix terminis per a cada tasca. Els terminis centren la vostra atenció i animen el vostre compliment. Algunes tasques tindran terminis establerts per partits externs com els establerts per clients o institucions externes. Altres tasques requereixen que estableixi un termini. Això es veurà perfilat per factors com el temps necessari per completar la tasca i si la feina dels altres és necessària per completar la tasca. A més, al delegar assignacions de tasques, ajuda a lliurar sol·licituds amb terminis lleugerament anteriors al límit de la tasca.

Programeu tasques. Això implica decidir com organitzar tasques i activitats al vostre calendari. Tingueu en compte la relació natural entre les tasques en programar-les. Obtindràs la major eficàcia agrupant tasques similars, per exemple, completant la facturació per a diferents projectes en un moment determinat. A més, tingueu en compte els vostres cims d'energia personal durant el dia en què realitzeu tasques de programació. Si la vostra força mental pica durant les hores del matí, programeu tasques que requereixen una atenció mental òptima durant aquest temps. Si la vostra energia baixa fins a les 3:00 p.m., aquest podria ser el millor moment per programar tasques simples.

Sigues flexible. Podeu prioritzar, establir terminis i programar tasques d'una manera que faci l'ús més eficient del vostre temps, només per obtenir una trucada d'algú amb una llista d'urgències que requereixi el vostre temps i l'atenció. No deixeu que descarregueu els vostres esforços. Les tècniques de gestió del temps inclouen factoring en temps flex en el vostre horari diari. A més, si és una opció viable, estableixi certs períodes de temps com a "temps lliure d'interrupció" per a tasques que requereixen alts nivells de concentració.

Seguiu i marqueu el vostre progrés. Desenvolupar un diagrama de flux visual o gràfic de la vostra llista de tasques que realitzi activitats de seqüències. Desenvolupar gràfics de flux d'activitat individuals per a tasques importants que inclouen una sèrie de subtasques. Quan completeu les tasques i les subtasques, feu-les passar de la vostra llista. Al final de cada dia i al final de cada setmana, revisi el seu progrés i reorganitzeu les tasques amb llistes i gràfics nous per al nou dia i la nova setmana.