Una revisió d'organització pot consistir en analitzar les funcions empresarials, l'estructura dels empleats, els processos operatius o una combinació d'aquests. Per als propietaris de petites empreses, una revisió organitzativa eficaç inclou examinar l'estructura i el rendiment dels seus departaments o àrees funcionals i revisar els empleats de cada àrea.
Examineu l'estructura funcional del negoci
Per començar la vostra revisió organitzativa, determineu quin tipus d'estructura organitzativa teniu. Moltes empreses petites comencen amb una estructura plana, que consisteix en el propietari i diversos empleats clau que treballen conjuntament per gestionar les operacions de producció, màrqueting, vendes, recursos financers i humans de l'empresa. No hi ha cap administrador, ja que el propietari realitza totes o la majoria de les decisions importants. Aquesta estructura no té capes d'empleats, com directors, directius i coordinadors. Una estructura funcional divideix la vostra organització per tasca, com comptabilitat, recursos humans, producció, màrqueting i vendes. Les empreses amb aquesta estructura creen departaments amb directius dedicats i una jerarquia d'empleats. Per supervisar aquests departaments i els seus directius, les empreses podrien crear un "C-Suite", que consisteix en un equip directiu amb un director executiu, cap d'operacions i cap d'assessor financer. Les empreses més grans tenen estructures més complexes, incloses matrius i divisions, per gestionar molts empleats, departaments, divisions i fins i tot empreses diferents que operen sota un paraigua corporatiu.
Examineu el vostre organigrama
Una vegada que hàgiu determinat el tipus d'estructura organitzativa que teniu, consulteu el gràfic de la vostra organització, que és un diagrama de les posicions dels empleats que mostren qui treballa on, qui treballa per a qui i el "pols totémico" del vostre negoci. Compara el vostre organigrama amb l'estructura organitzativa per determinar si les vostres posicions s'alineen eficaçment amb les diverses funcions que necessiteu. Per exemple: els venedors informen a l'administrador de màrqueting o viceversa, i quins avantatges / problemes crea? El vostre director de producció supervisa el gestor de distribució o treballa de forma independent?
Analitza processos i procediments
Ara que ha examinat les seves àrees funcionals i els seus empleats, avalua els processos i els procediments que utilitza el seu negoci per portar productes i serveis des del concepte fins al lliurament.Examineu no només els processos que cada departament utilitza per fer el seu treball, sinó també la interacció entre els departaments. Per exemple, teniu un sistema sense cost per als venedors que ingressen comandes, el vostre departament de comptabilitat executa revisions de crèdit i aprova nous clients, les comandes d'ompliment i enviament del vostre magatzem i el departament de comptabilitat que envia factures?
Revisa els financers
Si no teniu un pressupost mestre, creeu-ne un per determinar l'impacte de les vostres operacions a la vostra línia inferior. Un pressupost mestre és una eina financera que integra el pressupost anual, el llibre general, els estats de fluxos d'efectiu, els estats de compte de pèrdues i guanys, el balanç i els informes de comptes per cobrar. Feu una llista de les vostres àrees de despeses importants, com ara mà d'obra, materials, administració o màrqueting. Determineu si podeu reduir-los a través d'una estructura organitzativa millorada o realineació del personal, o millors processos i procediments. Classifiqueu les fonts d'ingressos i els centres de beneficis i determineu si els canvis organitzatius o de personal poden millorar el vostre rendiment en aquestes àrees.
Feu recomanacions
Després d'haver analitzat la seva estructura empresarial, organigrama, processos i procediments, enumereu àrees de millora i feu suggeriments. Conegueu-vos amb cada cap del departament individualment per revisar les vostres troballes. Utilitzeu els comentaris dels gestors, feu una reunió de grup dels vostres directius per discutir les vostres troballes i sol·liciteu les vostres aportacions. Expliqueu-vos els vostres objectius, com ara reduir els costos generals o de producció, reduir els residus, augmentar les vendes o reduir els temps d'enviament, les devolucions o les reclamacions dels clients. Utilitzeu els comentaris del vostre equip per crear el vostre informe final i les recomanacions.
