Com a agent d'assegurances, haurà de negar determinades reclamacions. Quan denegeu una reclamació, heu d'enviar al client una carta que detalli la vostra raó per negar-la. Això pot ser incòmode, però és part del vostre treball. Mantingui la seva carta professional i concisa per fer que la interacció sigui tan senzilla com sigui possible per a vostè i el client.
Consells
-
Assegureu-vos d'incloure detalls específics sobre la negació o el client pot demandar el proveïdor d'assegurances pels danys a través d'una reclamació d'assegurança de mala fe.
Quines són algunes raons per denegar la reclamació d'un client?
Alguns motius comuns per negar les reclamacions d'assegurança són:
- El dany no està cobert per la política del client.
- El client no ha pagat les primes d'assegurança.
- No hi ha proves suficients per donar suport a la reclamació.
- La reclamació no s'ha presentat a temps.
- El client va donar informació incorrecta.
Aquesta llista no és exhaustiva i hi pot haver altres motius per negar la reclamació. El punt important és deixar clar aquests motius. Si el client no està satisfet amb les raons que proporciona, pot tenir dret a queixar-se.
Què hauria d'estar en la seva carta de denegació de reclamacions?
La vostra carta de negació hauria d'incloure:
- El vostre nom, càrrec i empresa.
- La data en què es va presentar la reclamació.
- La data de la vostra negació.
- El motiu de la negació.
- El número de la política del client.
- El número de reclamació.
Consulteu la guia d'estil i les plantilles de la vostra empresa per a les lletres negatives de la vostra indústria per veure si hi ha informació addicional que necessiteu incloure a la vostra carta. Per exemple, és possible que se't demani que faci referència a la llei d'assegurança de cotxe sense culpa del teu estat si viu en un dels estats que requereixen víctimes d'accidents de trànsit per presentar reclamacions de protecció contra lesions personals (PIP).
Com formateu una carta de denegació de reclamació?
La vostra carta de denegació de reclamació hauria de tenir el format com qualsevol altra comunicació empresarial. Aquí teniu una plantilla d'exemple:
La teva companyia El seu número de telèfon la teva adreça de correu electrònic
El nom i la informació de contacte del client, formatats de la mateixa manera que formateó el vostre nom i la informació de contacte anterior.
RE: reclama la negació DATA: data del calendari de la vostra carta
Benvolgut (nom del client)
Cos de lletres
Atentament,
El teu nom
Indiqueu aquí el nombre de recintes entre parèntesis.
Com escriu el cos de la carta?
En el primer paràgraf, indiqueu que la carta és en resposta a la reclamació del client. Indiqueu el número de reclamació i el número de la política del client, així com la data de la reclamació. Proporcioneu una breu visió general de la naturalesa de la reclamació. Al segon paràgraf, detalli els passos de la investigació de la vostra empresa sobre la reclamació. En el paràgraf següent, declara educadament però clarament que la companyia està negant la reclamació del client sobre la base dels seus resultats a través de la investigació.
El paràgraf final ha de proporcionar instruccions perquè el client es posi en contacte amb vostè si té alguna pregunta o comentaris addicionals sobre la reclamació o la negació. Gràcies al client per la reclamació i el seu negoci. Indiqueu que, encara que hagués de denegar aquesta reclamació específica, esperem continuar amb la seva relació professional amb el client en el futur. Si teniu cap tancament, anoteu-los aquí.
