Anar sense papers és un pas important per a una empresa que vulgui participar en la vida verda. L'EPA estima que els nord-americans utilitzen aproximadament 99 milions de tones de paper cada any i el paper representa el 34% dels residus en aquest país. Si envieu factures i altres comunicacions als vostres clients periòdicament a través del correu electrònic, heu de notificar-los la vostra intenció d'anar sense paper per endavant.
Aclareu i identifiqueu el vostre cronograma per anar sense paper, així com els requisits que el client ha de complir per rebre les factures de paper. Per exemple, en molts casos, és possible que hagueu d'obtenir el permís del client per deixar d'enviar declaracions en paper al correu abans de canviar-lo a facturació sense paper.
Canvieu els termes d'acord segons sigui necessari per incloure l'actualització sobre la facturació sense paper. Incloeu informació sobre si és opcional o necessari per als clients avançar.
Creeu el vostre missatge de notificació juntament amb instruccions clares sobre com el client pot confirmar la recepció de la informació relativa a la facturació sense paper. Per exemple, a més de l'anunci que inclogui la data activa per a la facturació sense paper, també podria incloure un lloc web o una línia telefònica per a "activar-se".
Incloeu una notificació sobre la vostra decisió d'anar sense papers a la secció de missatges de les vostres últimes factures de paper al client. Destaca l'àrea en un color o font que es destaca per cridar l'atenció. Assegureu-vos d'incloure també els vostres termes actualitzats amb aquests correus.
Envieu una postal separada "recordatori" als clients que continguin el missatge sobre la vostra intenció de deixar d'enviar factures de paper.
Envieu un correu electrònic a la vostra llista de clients per informar-los de la vostra decisió de facturació sense paper. En aquest cas, podeu enllaçar el client directament al vostre lloc web per fer-ne les opcions si és necessari.
Consells
-
Expliqueu alguns dels avantatges d'anar sense paper a la vostra comunicació amb el client.
Consulteu amb un advocat abans de canviar a la facturació sense paper per assegurar-vos que observeu totes les lleis estatals i federals.
