Un empleat que se'n va anar pot causar diversos mals de cap per a un negoci, incloent una interrupció en el servei al client, deficiències de clients i una pèrdua de vendes. L'ús d'una carta d'anunci per advertir als clients sobre la sortida de l'empleat pot ser una estratègia positiva i proactiva de relacions públiques que us ajudi a convertir un limonada potencial a la llimonada.
Estableix els teus objectius per a la carta
Decidiu per què voleu o necessiteu contactar amb els vostres clients per informar-los sobre la sortida del membre del personal. Utilitzeu una llista de punts de bala per ajudar-vos a adaptar diferents lletres a les diferents necessitats dels clients als quals us contactareu. Per exemple, és possible que necessiteu tranquil·litzar alguns clients, ja que no hi haurà interrupcions en les seves entregues ni en el servei d'atenció al client. És possible que hagueu de deixar que altres clients sàpiguen que tenen un contacte nou a la vostra empresa, qui serà aquesta persona i que el nou representant els cridarà. És possible que vulgueu fer front als rumors, informar als clients que l'empleat que surt té una clàusula de no-competència que voleu aplicar, o que l'empleat s'està deixant en bons termes.
Parleu amb l'empleat
Conegueu-vos amb l'empleat per parlar del vostre pla per contactar-vos amb els clients. Pregunti al treballador per obtenir consells per comunicar-se amb clients específics, en funció de les seves relacions amb ells, el coneixement de la seva història i les seves necessitats i les seves preocupacions potencials. Pregunteu a l'empleat si li agradaria que es comunicés la raó de la seva sortida o si us hauria d'abandonar la carta. Fins i tot si s'està separant d'un empleat en males condicions, cap de vosaltres hauria de cremar ponts i danyar la reputació de ningú al mercat.
Decideix sobre els destinataris
Escriviu una llista dels destinataris de la lletra, de manera que podeu adaptar els continguts a cadascun d'ells. Documenteu els motius pels quals escriviu cada client al costat del nom del client i feu notes sobre qualsevol contingut específic que voleu incloure o omitir a la carta del client.
Escriu el primer esborrany
Escriure el primer esborrany de la carta, dirigint-se al client per nom. Comenceu oferint una tranquil·litat, com ara: "XYZ Co. sempre s'ha mostrat orgullosa de la nostra capacitat de proporcionar un servei al client excel·lent a través del nostre personal professional entrenat". Aleshores, alerteu al client que el vostre empleat surt, i per què, si teniu va decidir incloure aquesta informació. Assigneu atenció a qualsevol dubte que el client tingui i que us digui com us dirigirà. Introduïu el nou contacte del client i la seva informació de contacte i assegureu-vos d'incloure les dates de transició aplicables. Afegiu un PostScript que crideu totes les dades importants que voleu destacar, com ara el fet que el nou contacte es trucarà per presentar-se aquesta mateixa setmana. Accediu amb una invitació al client per contactar-vos personalment si el client té alguna pregunta.
Finalitza la lletra
Feu que els vostres gestors de claus i el nou contacte de cada client revisin l'esborrany de les diferents lletres que creeu per sol·licitar l'entrada. Un cop hagueu rebut l'entrada al primer esborrany de la vostra carta del client, creeu les còpies finals. Permeti que el personal adequat vegi l'esborrany final abans que s'hagi signat i distribuït.
