Depenent de la mida de l'esdeveniment, planificar un projecte d'esdeveniment requereix una inversió de temps i diners. La clau per planificar amb èxit un esdeveniment és tenir habilitats organitzatives fortes o contractar un equip amb coneixements. Exemples de projectes d'esdeveniments són tallers, debats i promocions.
Construeix un equip. Cada membre de l'equip hauria de comptar amb fortes capacitats d'organització i comunicació, així com estar disponible per a reunions d'actualització regular de progrés.
Crea una llista de tasques pendent amb terminis. Aquesta llista de verificació ha d'incloure totes les tasques que cal fer per al projecte d'esdeveniment. Assigneu cada tasca a un membre de l'equip. Depenent del tipus d'esdeveniment i la complexitat, utilitzeu un programari de gestió de projectes o un full de càlcul per mantenir-se organitzat. Per exemple, si utilitzeu un full de càlcul, podeu tenir una columna com a tasca, el següent és a qui s'adjunta i després al termini. Inclosos a la llista de verificació han de ser elements com contractar proveïdors, ordenar subministraments específics, reservar la ubicació, reservar el vol de l'altaveu, organitzar la restauració, iniciatives de màrqueting i promocions que cal fer.
Superviseu el progrés. Comproveu amb els membres de l'equip regularment que estan programats per completar les tasques i que sou conscients de res pendent. Si feu servir un programari de gestió de projectes o un full de càlcul, actualitzeu-lo amb el progrés de cada membre.
Prepara el pressupost. El pressupost ha d'incloure els costos que es preveuen, i tenir marge de maniobra per despeses inesperades. Sigui realista en els costos i assegureu-vos que cada membre de l'equip tingui coneixement de quin pressupost ha de complir. Si un membre de l'equip ha de tenir un pressupost superior per un element de la llista, feu-los informar per endavant per obtenir una aprovació prèvia.
