Els controls interns són polítiques establertes per prevenir el robatori i el dany dels actius valuosos d'una empresa. Els actius materials, com ara la propietat immobiliària, l'equip productiu, l'inventari i l'efectiu, poden ser un repte per mantenir-se en tot moment segur, però familiaritzar-se amb els controls interns per gestionar els actius materials pot ajudar a mantenir la propietat segura.
Accés controlat
Controleu l'accés a àrees clau de les vostres operacions, com ara instal·lacions d'emmagatzematge d'inventaris, voltes d'efectiu i sales d'equipament, amb panys o controls de seguretat. Disposem de sistemes electrònics que permeten restringir l'accés a àrees sensibles al personal designat sense utilitzar claus tradicionals. Aquests sistemes tenen la capacitat de mantenir un registre en què els empleats van accedir a àrees específiques en moments concrets.
Problemes de la delegació
Només delegueu activitats que incloguin accés obert a inventari, diners en efectiu i altres valors als seus empleats més confiables. Segons Montana.edu, els administradors no haurien de permetre que ningú signi el nom del gestor quan es tracti amb proveïdors, distribuïdors o clients, i no hauria de permetre que cap operador exclusiu de control o exposició a activitats de lliurament o de gestió d'efectiu.
Problemes de seguretat
Una atenció disciplinada als detalls és vital per a la seguretat dels seus actius materials. Bloqueja bé, poseu i asseguri les seves instal·lacions després de cada dia laborable, i utilitzeu la vigilància de la càmera per registrar intrusos o activitat sospitosa. Feu els dipòsits bancaris amb freqüència, i només conserveu la quantitat de diners en efectiu necessaris.
Access Trails
Registreu l'accés a àrees sensibles sempre que sigui possible. Segons siterooms.com, els registres d'accés són una clau per a controls interns eficaços. Conserveu un registre electrònic d'accés a àrees restringides. Demana als caixers que inicieu la sessió en registres d'efectiu amb una identificació única i no permeti compartir compartiments en efectiu. Demana als empleats que marquin les seves inicials en els ingressos de dipòsits bancaris, els formularis de lliurament, les cintes de registre i altres documents de control.
Auditories físiques
Realitzeu auditories regulars i aleatòries del vostre inventari, equip i comptes bancaris per detectar una activitat sospitosa d'hora. Considereu la possibilitat d'utilitzar una companyia d'auditoria de tercers per garantir la fiabilitat dels resultats de l'auditoria.
No permeti que els empleats auditin les seves pròpies àrees de responsabilitat. Per exemple, no permeti que un empleat encarregat de rebre lliuraments auditi el inventari de matèries primeres, i no permeti que l'empleat que faci dipòsits bancaris auditi els estats bancaris i registres de caixa registradora.
Transparència
Els conceptes i tècniques esmentats anteriorment poden ajudar en la prevenció de pèrdues i danys, però fer que les polítiques de control internes siguin completament transparents per als empleats, clients i socis comercials, poden evitar que ocorrin en primer lloc. Per exemple, informeu als vostres empleats que accedeix a zones restringides; permeti als clients saber que les vostres instal·lacions es controlen mitjançant la vigilància per vídeo; i permeti als seus proveïdors conèixer les seves polítiques d'auditoria interna.
