El tresorer d'una empresa, organització o un altre grup fa un seguiment del pressupost i la despesa del grup. Si teniu el treball del tresorer, sou responsable de compilar i presentar un informe a les reunions de la junta. Hi ha alguns articles que heu d'incloure en aquest informe, incloent-hi un resum de les despeses del període de temps i les participacions actuals del grup.
Prepara una versió escrita de l'informe abans de la reunió. Aquest informe ha d'incloure quatre elements: el saldo al començament del període, els ingressos per al període, les despeses del període i el saldo al final del període. Imprimiu una còpia per a cada membre que assistirà més uns quants extres i lliurarà les còpies abans de començar la vostra presentació.
Indiqueu el saldo de tots els comptes que el vostre grup o empresa tenia al començament del període des de la vostra última reunió. Aquest número hauria de ser un total en dòlars de tots els comptes. No inclogueu centres de dòlar per fer que el nombre sigui fàcil de visualitzar i recordar. Això oferirà un bon punt de partida per a la resta de l'informe.
Indiqueu els ingressos, o els diners que vau contractar durant el període. Si treballeu en una organització on els ingressos són iguals o similars cada mes, no cal aprofundir-hi. Si vostè té una gran font d'ingressos que no és típic, haurà d'explicar d'on provenen aquests diners.
Expliqueu les despeses que el vostre grup tenia durant el període de temps. Igual que els fons d'entrada, els fons sortints no necessiten ser explicats en profunditat si tornen a produir-se les despeses que el tauler coneix, per exemple, les factures d'utilitat o els salaris dels treballadors. Si hi ha una gran despesa que no és habitual, assegureu-vos d'explicar quina era la despesa i per què era necessari.
Indiqueu el saldo de tots els comptes, inclosos els diners en efectiu i les inversions, com a conclusió. Aquesta xifra és la que els membres del consell utilitzaran com a base per a les decisions sobre la despesa durant la reunió. Abans d'acabar, pregunta si algú necessita alguna aclariment.
