Una reunió motivada i ben pensada pot proporcionar als empleats l'impuls que necessiten per complir els objectius empresarials. Les reunions de motivació poden ajudar a incendiar els empleats a satisfer els objectius de vendes establerts recentment o recuperar-se d'un trimestre lent. Abans d'aprofundir en la planificació de la reunió, determineu-ne el pressupost. Si no esteu segurs de quant podeu gastar, demaneu a un representant de la comptabilitat un informe actualitzat del pressupost del vostre departament per a reunions i esdeveniments.
Sigues considerat
Considereu el clima de treball i les necessitats dels empleats en programar la reunió de motivació. Si els empleats responen a diversos patrons, parleu amb altres caps de departament per garantir que la reunió no interfereixi amb altres tasques. Eviteu programar reunions motivacionals quan els empleats tinguin càrregues de treball extremadament pesades. Intenta no planificar-los els divendres a la tarda, quan els empleats estiguin distrets durant el cap de setmana o els matins de dilluns, quan els empleats segueixen assentant-se en el seu flux de treball. Si necessiteu programar la reunió durant un temps atrafegat, planifiqueu mantenir-lo curts i puntuals. Per assegurar que la sala de reunions no estigui doblement reservada quan la necessiteu, alerteu el departament administratiu o el llibre de la vostra empresa mitjançant un sistema de programació.
Proporcionar menjar
El vell adagi "si els alimenta, ells vindran" és especialment cert amb les funcions de treball. El subministrament d'aliments comunica als empleats que la reunió és important i que es valoren. Això els incentiva a atendre i augmenta la seva atenció. Encara pots proporcionar menjar encara que no tingueu un pressupost ampli. Els empleats esperen una distribució més gran durant un temps de menjar, de manera que no programeu l'hora de dinar i sopar si no podeu allotjar un àpat complet. En canvi, proporcioneu donuts i cafè per a una reunió del matí o aperitius saborosos a la tarda.
Fes els deures
El contingut motivacional específic de la vostra reunió dependrà del tema i del context empresarial. No importa la situació, una mica de recerca pot tenir un gran impacte en la seva reunió. Llegiu els informes de progrés de la companyia i els documents de comentaris per descobrir on els empleats estan frustrats, lluitant o que no tenen motivació. Anoteu un esbós de la reunió i tots els punts que vulgueu fer servir. Organitzeu els punts en tres conceptes clau, que serà més fàcil per als empleats per digerir i recordar. Per exemple, els tres conceptes podrien ser "on hem estat, on som i on hem d'anar".
Parla amb corda
Sobretot, sigui senzill, honest i sincer amb els vostres empleats. Eviteu discursos florits i tàctiques emocionals que puguin sortir d'una manera inautèntica. En lloc d'això, capaciteu els vostres empleats recordant-los tot el que han aconseguit. Per exemple, podeu utilitzar diapositives de punt de poder que ressalten els assoliments i millores més significatius que un equip ha realitzat durant l'últim període financer per ajudar a motivar-los a seguir millorant. Encoratja els empleats a participar en el procés de definició d'objectius del departament o empresa. Al final de la reunió, mostreu el vostre agraïment pel vostre treball i comuniqueu la veritable creença que poden aconseguir o superar els objectius del treball.
