Els clubs i associacions de motos no només ofereixen l'oportunitat que els pilots es reuneixin socialment, sinó que també els ofereix la possibilitat de recaptar diners per a tot tipus de caritats. Els membres de clubs de motos sovint són pilots d'esbarjo que volen contribuir a causes necessitades. Ja sigui que els clubs participin en esdeveniments anuals de recaptació de fons o que passin una vegada per donar suport a una causa especial, molts pilots contribueixen tant al seu temps com a diners. No obstant això, hi ha alguns passos bàsics a seguir per organitzar un fons reeixit.
Descriu una ruta, preferiblement a les carreteres posteriors amb menys trànsit. Moltes carreres de caritat recorren una ruta escènica a través del camp. Depenent del marc temporal de la prova, un esdeveniment de caritat de dia d'un dia pot cobrir una distància de 50 a 100 milles de viatge de tornada. No hi ha cap necessitat que els genets emprenen massa, ja que no és una competència. Una cursa típica normalment comença a les 11 a.m. i acaba a les 6:00 p.m. Les carreres més curtes de vegades comencen al matí i finalitzen a mitja tarda.
Contacteu amb la càmera local de comerç per programar una data per a l'esdeveniment. Assegureu-vos que no hi hagi conflictes amb altres esdeveniments programats a la comunitat el mateix dia. La càmera també us pot ajudar a promocionar el vostre beneficiari mitjançant la publicació de detalls de l'esdeveniment al calendari d'esdeveniments de la cambra.
Escriure les regles per participar en l'esdeveniment per distribuir-les a aquells que es registren per muntar. Assegureu-vos que tots els pilots comprenen clarament les regles de seguretat d'antemano. Indiqui que s'espera que els participants mantenen una distància segura al volant que viatja al front, a més d'anar de dues en dues sempre que sigui possible. Els corredors han de portar la roba adequada i l'engranatge que inclou pantalons llargs, jaquetes, botes, guants i un casc de seguretat.
Crea un formulari de registre. Si la vostra organització té un lloc web, és possible que vulgueu oferir la comoditat de la preinscripció en línia juntament amb el formulari de registre de correu electrònic tradicional. Programeu un registre final en persona per començar una hora abans de l'esdeveniment. Fins i tot els que s'hagin registrat prèviament necessiten parar per la taula de registre per recollir samarretes i altra informació sobre l'esdeveniment.
Poseu-vos en contacte amb els clubs de motos locals de la vostra zona i sol·liciteu la vostra participació a l'esdeveniment de recaptació de fons. La majoria dels clubs de motocicletes regularment acumulen fons de beneficència, tot i que alguns només admeten organitzacions benèfiques específiques (vegeu Recursos a continuació).
Doneu a la vostra causa alguna promoció addicional dissenyant una samarreta per a l'esdeveniment perquè els voluntaris i els participants es posin. Repartiu les samarretes al registre el dia de l'esdeveniment (consulteu Recursos més avall).
Sol·liciteu els patrocinadors per donar suport a l'esdeveniment. El vostre objectiu hauria de ser associar-se amb empreses, que comparteixen un interès genuí en la missió de la vostra organització. Alineeu-vos amb els seguidors que milloraran la credibilitat de la vostra organització i la seva causa. Tingueu en compte que els patrocinadors volen alguna cosa a canvi de la seva filantropia. El patrocini d'esdeveniments benèfics ajuda a un negoci a desenvolupar una bona reputació a la comunitat i ofereix una oportunitat excel·lent per al màrqueting. Apropa les empreses que s'orienten al mateix segment de la població per a qui està planejant el vostre esdeveniment. Per exemple, si està intentant recaptar diners per adquirir una camioneta de cadira de rodes per a una comunitat de vida assistida local, parleu amb empreses que ofereixin productes o serveis als majors (p. Ex., Proveïdors d'equips mèdics, clíniques de fisioteràpia, advocats de la tercera edat).
Anuncia l'esdeveniment. Demana als propietaris o directius d'empreses locals el permís per publicar fullets sobre l'esdeveniment. Centreu-vos en les empreses on és probable que vagin els pilots, patrocinadors i donants que necessiteu. Assegureu-vos d'incloure detalls com ara la data i l'hora d'inici de l'esdeveniment, així com el nom, l'adreça postal, l'adreça del lloc web i el número de telèfon de la vostra organització. Poseu-vos en contacte amb les estacions de ràdio i televisió locals per consultar les seves polítiques per emetre avisos de serveis públics gratuïts per a organitzacions sense ànim de lucre. Truqui als diaris locals per informar-los de l'esdeveniment. A més de publicar el vostre esdeveniment, molts diaris de la ciutat enviaran un fotògraf el dia de l'esdeveniment i de vegades publicaran una breu història amb fotos.
Demana voluntaris per ajudar a configurar i netejar després. Aquesta és una bona manera d'informar a la comunitat sobre l'esdeveniment i quines són les seves avantatges. Organitzeu la possibilitat de disposar de persones amb telèfons mòbils que es posicionin en diverses ubicacions al llarg de la ruta en cas d'emergència. Recluteu persones que siguin fiables, amb recursos i es comuniquin fàcilment amb altres persones.
Planifiqui finalitzar el viatge en un restaurant local on els genets seran oferts amb begudes gratuïtes i un àpat. Organitzar un menjar d'estil bufet permet que els genets cansats i famolencs s'adhereixin més ràpidament.
