Les organitzacions benèfiques grans i petites es beneficien de demanar als partidaris a la festa per a un propòsit. Organitzar una recaudació de fons de la festa de còctels crea consciència i puja diners alhora. Des d'un petit bar de caixer automàtic fins a la gala de l'any, planifiqueu que la vostra festa de recaptació tingui èxit.
Per tema o no per tema
Els esdeveniments de còctels benèfics vénen en totes les formes i mides. Treballeu amb el vostre personal i voluntaris per eliminar una visió clara del que serà vostra. Els esdeveniments temàtics poden ser tan senzills com els de corbata negra o tan complexos com una pilota de mascarada. Els recaudadors de fons a base de barres poden implicar degustacions de vi, mostres de cervesa, brindis de xampany o bases de barra completa. Un còctel de festa pot ser negre amb gorres de santa. Una gala amb temes d'estiu podria incorporar un concepte de festa de te de Mad Hatter. El vostre concepte determina quin tipus de menjar, beguda i entreteniment voleu oferir, de manera que pugueu identificar quins patrocinadors seguirà.
Sol·licitud de donacions
El cor de la recaptació de fons és la pregunta. Depenent del tipus de coctel de recaptació de fons, voldreu demanar donacions d'aliments, begudes, entreteniment i publicitat. Si voleu tenir cervesa i vi, assegureu-vos de demanar a les cerveseries locals i als fabricants de vi a associar-se a l'esdeveniment per mitjà de mostres. Arribeu als músics sobre la donació d'actuacions. Els restaurants locals a vegades donen mostres en un acte de còctel com a part de la donació, el màrqueting per a la seva empresa. Apropa els mitjans de comunicació i els llocs web per veure si considerarien ser un patrocinador de marca de l'esdeveniment a canvi d'ajudar a publicar-lo. Depenent de les lleis del licor a la vostra zona, els distribuïdors de licors a vegades tenen promocions que els permetin donar també. Pregunteu-ho a tots i pregunteu-ho. Si se li rebutja, agraeixi al possible donant el temps que tingui i passar al següent donant potencial.
Reserva d'un lloc
Si la vostra organització o organització sense ànim de lucre no té un espai adequat per celebrar un esdeveniment de còctel, haureu de trobar una ubicació. Feu una llista dels vostres llocs ideals i pregunteu-los si us poden allotjar. Demaneu-los una donació o un tipus reduït. Locals únics com ara un jardí botànic, un vaixell turístic o un teatre comunitari ajuden a desenvolupar interessos per al vostre esdeveniment perquè ofereixen el seu propi sorteig. Els restaurants i discoteques poden tenir habitacions privades a la vostra disposició. Molts hotels encara tenen salons de ball. Però tingueu cura de triar un lloc que sigui la mida adequat per al nombre de persones que raonablement espera d'entretenir.
Pressupost i configuració de preus
Ara que ha donat béns i serveis, pot determinar quant haurà de gastar en menjar, beguda, decoració i publicitat suplementària. Una vegada que tingueu una idea clara de quant costarà els aliments, begudes, locals i entreteniment, determina quant gastarà en decoracions i publicitat, inclosos els costos d'impressió. Dividiu el total de totes aquestes per la quantitat d'entrades que confia que podeu vendre. El nombre resultant és el vostre cost per persona que assisteixi. Si veneu entrades, voldreu pensar duplicar aquest número per determinar el preu de l'entrada. Si només feu una barra de diners, aquest número podria ser el cost mitjà de la beguda. Factor en la quantitat que esperem augmentar, reduir el pressupost a tot arreu i concentrar-vos a vendre el vostre esdeveniment.
Entrades de màrqueting i venda
Si veneu bitllets, pregunteu al vostre personal, voluntaris i patrocinadors per ajudar a vendre entrades a l'esdeveniment. Aprofita totes les opcions de calendari de comunitat gratuïtes en línia i en format imprès a tota la vostra comunitat. Arribeu als mitjans de comunicació i als llocs web de la vostra ciutat i demani que mencioni el vostre recaudador de fons. Ofereix entrades gratuïtes com a promoció. Poseu volants i, si ho feu, feu publicitat al màxim.
