Escriure cartes de recollida als clients que no paguen és una tasca inevitable de tots els propietaris d'empreses. Per augmentar les seves probabilitats de pagar el que li correspon, realitza una política de pagament detallada abans d'emetre crèdit i utilitzar el tacte i la professionalitat en intentar cobrar comptes vençuts.
Creeu una política de pagament
Abans de permetre que un client o client apliqueu el pagament, paga a crèdit o paga després del lliurament de productes o serveis, desenvolupeu una política de pagament que defineixi els vostres termes. Això hauria d'incloure detalls sobre quan es considera un pagament vençut, com ara 10 dies o 30 dies després d'emetre una factura. També hauria d'incloure informació sobre què passarà si no es continua pagant, com ara emetre sancions i tarifes per demora, suspendre els serveis o prendre mesures legals.
Adreça els detalls
Consulteu el vostre acord contractual amb el client en la redacció de la vostra carta de recollida. Consulteu l'ordre, el número de factura, la data del servei o la compra i la data en què es va efectuar el pagament original. Si hi hagués intents anteriors de recollir, mencionar-los també i donar-li al client un total que inclogui sancions. Per exemple, "El vostre ordre de 1.000 ampolles d'aigua es va lliurar el dia 1 d'octubre i es va emetre una factura de 250 dòlars per correu electrònic el 3 d'octubre amb una data de pagament del 3 de novembre. El vostre compte té ara 30 dies de venciment i s'ha avaluat el vostre compte Quota de 25 dòlars, fent el vostre saldo pendent de $ 275, pagador immediatament ".
Sigui simpàtic, però ferm
Tot i que alguns clients que no paguen poden estar esquivant les factures, és possible que altres hagin oblidat la data de pagament o tinguin greus problemes de flux de caixa. Donar als clients el benefici del dubte en escriure cartes de recollida per evitar posar-los a la defensiva. Per exemple, "entenem que sorgeixen circumstàncies imprevistes i estem compromesos a treballar amb vostè per resoldre aquest assumpte". Aquest enfocament no insulta el client, però deixa clar que s'ha de fer el pagament independentment de les circumstàncies.
Adjunta documents de verificació
Adjunteu a les còpies de la vostra col·lecció les còpies de les factures emeses anteriorment, la correspondència anterior al problema, una còpia de qualsevol contracte signat o acord escrit i extractes de la vostra política de pagaments. Si esteu disposat a negociar en el saldo o fer pagaments parcials, indiqueu els termes específics de la vostra oferta. Proporcioneu un número per trucar si el client té preguntes i inclou un sobre prepagat i autodirigit per obtenir un pagament senzill.
Utilitzeu un fiscal
Si els intents repetits per recopilar comptes vençuts no resulten fructífers, podeu optar perquè un advocat enviï la carta de recollida en nom vostre. El vostre advocat pot recomanar amenaces de petits tribunals de reclamacions, una referència a una agència de cobrament, informes de crèdit o altres accions legals. Penseu en el cost-benefici del que es necessitaria per aprofitar els esforços de la vostra col·lecció a un professional legal en comparació amb l'import que pugueu recollir del vostre client. Per exemple, utilitzar un advocat per escriure una carta de recaptació per una factura de $ 50 pot ser que no sigui rendible, però si hi ha una ajuda professional per a la recaptació en un compte de 10.000 dòlars, segurament valgui la despesa.
