Si compra béns o serveis d'un proveïdor, probablement tingui un interès en les transaccions mensuals amb aquestes empreses. El mateix passa amb qualsevol client que compri béns o serveis de vostè com a empresari. Per proporcionar una comptabilitat detallada de les activitats mensuals d'un client o client, moltes empreses ofereixen un compte de compte. Encara que algunes empreses els envien per correu, també es poden proporcionar per correu electrònic o un portal web. El document serveix com a cortesia, ajudant als vostres clients a equilibrar els seus propis llibres.
Consells
-
Una declaració de compte és un document que mostra al client una comptabilitat de cada transacció dins d'un cicle de facturació específic.
Què és una declaració de compte?
Una declaració de compte proporciona una llista de les transaccions d'un client per un període de temps designat. De manera similar a l'extracte bancari que rebeu per a les vostres pròpies transaccions financeres, un compte de compte de negocis detalla les dates d'inici i finalització, el saldo inicial, el saldo final i tots els deutes i crèdits que s'han produït entre aquestes dues dates.
En general, les empreses només envien una declaració de compte als clients que tenen un compte i han signat els acords adequats. Depenent de les vostres preferències personals, podeu decidir només enviar declaracions de compte a aquells que tinguessin activitat en un mes determinat. Això és especialment beneficiós si teniu alguns clients que no els compren cada mes. Li estalviarà les despeses addicionals d'enviament de declaracions amb saldos zero.
Formatar un estat de compte
Si mai no ha elaborat una declaració de compte, pot ser que no sàpiga com formatejar-lo. La bona notícia és que hi ha moltes plantilles disponibles per ajudar-vos, incloses algunes en Microsoft Word. Simplement heu de tenir les paraules "compte de compte" a la part superior i incloure el nom i l'adreça del client sota "a" i el vostre nom i adreça a "des". A continuació, us detallarà totes les transaccions que es van realitzar durant el mes, incloses totes les compres i crèdits i mantenint un saldo corrent a la columna de l'extrem dret a mesura que vagis. A la part inferior, cal que hi hagi un total de la quantitat indicada i les instruccions sobre com pagar.
Si el vostre client es factura automàticament, assegureu-vos de deixar clar aquest estat. Aquesta és una declaració de només informació. Els clients poden estar tractant amb una pila de factures i declaracions i no tenen temps d'ordenar els seus propis registres per determinar si han pagat encara o no. Si heu d'adjuntar una factura a la part inferior per evitar imprimir declaracions per separat per als que actuen com a usuaris automàtics, assegureu-vos que noteu en aquesta factura que es debitarà el pagament per tal d'evitar pagaments duplicats.
Què és una declaració del banc i el seu propòsit?
Quan les empreses emeten declaracions de compte, sovint ho fan com a comoditat per als clients tot i que costa més, especialment si l'envieu per correu postal. L'eficiència de costos d'aquest tipus de cortesia pot ser qüestionable a menys que pugui lligar-lo directament a un augment en els seus clients pagant les seves factures a temps. Si contínuament reben notificació de les seves transaccions juntament amb una factura que fa que sigui fàcil de pagar, en realitat poden enviar el pagament en lloc de deixar-lo al costat fins que puguin consultar el que han comprat durant el mes anterior.
A la fi del client, el propòsit d'una declaració de compte és fer fàcil la comptabilitat. És probable que els vostres clients tinguin una transmissió de factures cada mes, la qual cosa significa que la vostra és una de moltes. La informació que proporcioneu es pot comparar fàcilment amb els seus propis llibres. A mesura que avança l'any, poden fer un cop d'ull a dades històriques relacionades amb el negoci que fan amb vostè i utilitzar la informació per establir futures prediccions de pressupostos.
Exemples d'estat de compte
El millor exemple d'una declaració de compte és l'extracte bancari que obté cada mes. Obtindreu això per tots els vostres comptes, inclosos els vostres comptes bancaris personals, els comptes d'inversió que tingueu, les vostres targetes de crèdit i els vostres comptes financers comercials. En general, té una data d'inici per finalitzar, un saldo inicial, un saldo final i un registre de totes les transaccions que van passar durant aquest període de temps.
Igual que amb la declaració de compte de la vostra empresa, un extracte bancari pot venir per correu postal en forma de paper o veure's en línia. Si està relacionat amb la vostra targeta de crèdit, és probable que vegeu una factura al final de la declaració del compte que inclou l'import que haureu de pagar i la data de venciment. A diferència de les declaracions de compte, el vostre extracte bancari pot arribar fins i tot si no teniu cap transacció durant el mes.
Objectius d'un extracte bancari
L'objectiu d'un extracte bancari és la transparència. Els clients volen veure totes les transaccions registrades en els seus comptes durant tot l'any. Abans de la banca en línia, els clients van realitzar un seguiment de les seves transaccions en un registre de xecs i van reconciliar l'import quan aquesta declaració mensual va arribar al correu. Si es van oblidar de registrar una transacció, ho veuran al comunicat i podrien solucionar l'error ràpidament. De la mateixa manera, les empreses també van fer un seguiment de les seves transaccions financeres en els llibres de llibres en paper i van comprovar els imports amb la declaració mensual.
La tecnologia ha canviat tot això. Ara, les empreses i els particulars poden iniciar sessió tot el dia i veure la informació més recent sobre les transaccions. No hi ha cap necessitat de mantenir un recompte corrent, però si realment volen mantenir-se actualitzat, poden configurar els seus comptes per alertar-los cada cop que es trobi una nova transacció. Per a empreses, el programari de comptabilitat i comptabilitat fa que sigui fàcil mantenir una visió constant de totes les despeses empresarials.
Quina diferència hi ha entre la facturació i la facturació?
Atès que els extractes de comptes poden incloure una factura a la part inferior, es pot confondre fàcilment amb una factura o factura. Podeu observar que la vostra factura mensual de cable, per exemple, té informació sobre els diversos càrrecs i, a més, inclou un resguard de baixades a la part inferior perquè remeti el pagament si no pagueu electrònicament. Aquesta és una factura en comptes d'una declaració de compte perquè no detalla totes les transaccions que es van trobar al compte durant el període de declaració.
No obstant això, la diferència entre factures i factures pot ser encara més subtil. Els termes s'utilitzen sovint indistintament, però la diferència es refereix a la manera com el destinatari els fa referència.Un negoci sovint demana una factura, que és un document que demostra l'endeutament d'una persona a un altre. És rar que vegeu que una persona truca a la factura del cable una factura, i quan arriba per correu, normalment s'anomena factura, mentre que la factura generalment arriba amb un encapçalament que diu "factura".
Una altra diferència entre els dos és que es pot veure una factura com una forma de crèdit. El client té un determinat període de temps de pagament després de complir la sol·licitud del producte o servei. Un projecte de llei, d'altra banda, es deu a un termini molt estricte. Si rebeu una factura després de sopar en un restaurant, aquest termini és immediat. Tanmateix, la seva factura d'aigua podria anomenar-se tècnicament una factura ja que pot tenir fins a un parell de setmanes per pagar-lo, la qual cosa significa que l'empresa de serveis públics s'està ampliant el vostre crèdit com a client recurrent. Aquí és on la diferència entre els dos pot ser tèrbola.
Quant de temps és un cicle de declaració mensual?
Les declaracions de comptes segueixen un cicle de facturació, que depèn de les preferències de l'empresa que les emet. Un cicle de facturació es defineix com el període de temps entre una declaració i la següent. Hi ha un començament i un final clars per a cada cicle de facturació, amb el cicle nou que s'inicia tan aviat com s'hagi completat l'anterior. Si les declaracions s'envien als clients, generalment no estaran a les mans el dia que finalitzi el cicle, però generalment s'inclouen les dates d'inici i finalització del cicle.
Els cicles de comptabilitat tendeixen a seguir els estàndards de la indústria, de manera que poden ajudar a cercar. Els cicles de facturació poden variar entre 20 i 45 dies, però pot ser que sigui més fàcil establir el vostre cicle de compte en el rang de 30 dies. També podeu optar per seguir un cicle de facturació mensual en enviar els vostres extractes de compte, que vol dir que començaran el primer dia del mes o l'últim dia del mes.
Maneig de pagaments tardans
Malauradament, ocasionalment hi haurà almenys un client que es retardi en fer pagaments. Podeu enviar notificacions tardes o fins i tot recollir el telèfon i trucar, però sovint en aquest cas, es pot iniciar una declaració de compte. És possible que el vostre client vulgui veure exactament què són els càrrecs. També podeu trobar que se us envia a un altre departament, on aquests professionals desitgen un resum dels elements que encara no s'han pagat.
Si el compte encara no es paga durant un període de temps prolongat, serà necessari tornar la factura a les col·leccions. Es pot utilitzar una declaració de compte per detallar exactament el que es deu, ja que es transmet al servei de tercers que intentarà recollir. També haurà de fer front als interessos dels pagaments vençuts, tal com es descriu a la factura o al contracte inicial que ha signat amb el client. Si alguna vegada has de portar a algú a la cort, serà imprescindible una declaració detallada de totes les transaccions.
Declaracions electròniques de compte
Els clients confien cada vegada més en les comunicacions electròniques per a tot, incloent factures i extractes bancaris. Podeu enviar per correu electrònic el vostre compte de compte a cada client en la data designada, i és probable que estiguin contents amb això. Tanmateix, algunes empreses han trobat que és més efectiu establir un portal en línia. Tots els clients habituals tindran l'oportunitat d'establir un nom d'usuari i una contrasenya. Poden iniciar sessió tan sovint com vulguin accedir a la informació actualitzada del compte, sol·licitar productes o serveis, obtenir ajuda amb un problema i molt més.
L'aspecte negatiu més gran d'un enfocament del portal és que requereix un esforç addicional per tal d'establir un perfil i recordeu iniciar sessió. Si ho organitza d'aquesta manera, pot ajudar-vos a assegurar-vos que els clients se us alertaran sempre que un element nou està publicat. Si això no és possible, un enfocament electrònic basat en el correu electrònic a les declaracions de compte pot funcionar millor.
Declaracions de seguretat del compte
Els bancs s'adonen que el robatori d'identitat és una veritable preocupació per als seus membres, i prenen mesures per mantenir la informació tan segura com sigui possible. Per a les empreses, aquesta mateixa cortesia s'ha d'aplicar a qualsevol declaració de compte que envieu als vostres propis clients. Tingueu en compte la ment d'un criminal i assegureu-vos que si la factura acaba en mans equivocades, la informació inclosa no és suficient per cometre un robatori d'identitat.
Això també s'aplica a qualsevol declaració electrònica que emeti. Si envieu un correu electrònic als clients per fer-los saber que les seves declaracions ja estan disponibles, imagina que un tercer obtingui accés a aquest correu electrònic. Hi ha informació suficient per a una instància de frau d'identitat? Si heu de tornar a enviar la contrasenya d'un client, no envieu la contrasenya al formulari de correu electrònic. En lloc d'això, envieu-los un enllaç que puguin utilitzar per configurar una nova contrasenya i considerar la necessitat d'identificar informació per a qualsevol persona que necessiti un restabliment. Podeu demanar que coneguin el nom del titular del compte, l'adreça postal, el nom de soltera de la mare o algun altre tipus de verificador.
