Les reorganitzacions poden ser necessàries per reflectir models canviants de negoci o condicions econòmiques, però poden ser perjudicials tant per al personal com per als clients sense una bona planificació i execució. El desenvolupament d'un pla estratègic per a una reestructuració del departament requereix la comunicació durant tot el procés. Quan finalment es revela el pla, és possible que alguns no agradin els resultats, però ningú no hauria de sentir-se cegat per ells.
Expliqueu al vostre lideratge superior que esteu considerant la reestructuració d'un departament per reflectir les canviants condicions del mercat. Forma un grup d'individus clau dins de l'empresa per servir com a equip d'anàlisi i planificació per reflexionar sobre les necessitats empresarials que envolten el departament i com s'ha de veure quan es completa la reestructuració.
Parleu amb els clients clau i els consumidors dels productes i serveis del vostre departament per conèixer les seves expectatives per al vostre departament. Poden ser clients interns, clients externs o tots dos, depenent de la situació. Determineu quins problemes tenen amb la qualitat, la velocitat i la capacitat de resposta del vostre departament.
Identifica els motius de la reestructuració i com aquest canvi afegirà valor al departament i al negoci. Torneu a la missió del departament i les declaracions de missió i valor de la companyia. A mesura que continueu desenvolupant el pla, assegureu-vos que els canvis portin el vostre departament al llarg d'aquest camí.
Analitzar els processos actuals del vostre departament. Compareu-los amb la seva missió organitzativa i processos bàsics separats d'aquells duplicats en altres llocs de l'empresa o secundaris per completar els objectius del departament. Identifiqueu els buits entre el rendiment real i el desitjat. Determineu com l'estructura existent permet o dificulta el rendiment i la satisfacció del client.
Redissenyeu processos per ajudar a determinar el millor camí per crear una estructura departamental més eficient. Aquestes revisions han de millorar la satisfacció dels clients i les parts interessades i augmentar l'eficiència. Reduir costos també pot ser una part d'aquests objectius, però consideri això en relació amb el redisseny del procés. Les reduccions de la força laboral que saben que és capaç de dur a terme els processos necessaris no ajudaran al vostre departament a tenir èxit.
Determineu on cal canviar l'estructura organitzativa. És possible que calgui crear noves posicions o aclarir les seves funcions i expectatives. Avaluar si el personal actual té les habilitats i capacitats per complir amb els nous rols i requisits. En cas contrari, haurà de desenvolupar un pla de formació per accelerar o fer nous contractes per omplir l'incompliment.
Planifica la teva estratègia d'implementació. Desenvolupeu un marc de temps per a la instal·lació d'aquesta nova estructura. Aclareu qui en la nova estructura del departament té poder de decisió. Escriure un nou quadre organitzatiu i descripcions de posició per aclarir al personal quines són les seves expectatives. Si necessiteu un personal addicional, utilitzeu aquestes descripcions de posició per ajudar-vos a dirigir-vos en la direcció correcta.
Participa amb el departament de recursos humans per planificar la transició. Determineu si hi ha posicions en altres parts de l'empresa per als que no han estat redundats per la reestructuració del departament. Si la reestructuració produeixi acomiadaments, seguiu els procediments establerts per garantir que no hi hagi un aspecte de biaix en les decisions.
Comunica't amb els empleats. És possible que el vostre personal vegi una reestructuració com a mitjà de reduir el nombre de personal, de manera que els empleats poden ser escèptics de la reestructuració. Al mantenir-los en el bucle, els dos redueixen la influència del molí de rumors i els confien que hi ha un pla que no només redueix el nombre de personal departamental.
