Una carta de compromís és un acord oficial per proporcionar suport material a una organització empresarial, sense ànim de lucre o de recerca. Les cartes de compromís en el món empresarial generalment es perfilen a promeses de finançament o préstec, mentre que les de les organitzacions sense ànim de lucre són, en general, els seus compromisos de col·laboració, associacions o altres formes de suport material. Ja sigui que estigui compromesos amb finançar una empresa o donar suport a un grup comunitari sense ànim de lucre, haureu d'assegurar que la vostra carta de compromís, com qualsevol correspondència empresarial seriosa, sigui concisa, clara i diplomàtica.
Reviseu la vostra informació. La vostra carta de compromís detallarà tots els detalls del vostre suport (com quantitats de diners a prestar, horaris i plans de contingència) prèviament acceptats, així que assegureu-vos que tota la informació rellevant sigui actual. La vostra carta només hauria de resumir els termes ja acordats per ambdues parts. No utilitzeu la lletra per afegir o revisar termes o condicions.
Identifica els termes bàsics del teu acord. L'obertura de la vostra carta hauria d'identificar-vos a vostè i a totes les altres parts implicades en l'acord, així com als termes i objectius bàsics del vostre compromís. Si esteu comprometent fons a un projecte o empresa, especifiqueu quantitats. Si esteu comprometent amb un altre tipus d'assistència o col·laboració, descriviu breument el tipus de suport que us proporcionareu.
Descriviu els vostres rols i responsabilitats en l'acord. Sigues específic. Explicar exactament quin és el teu rol i descriure la teva varietat de responsabilitats. Si proporcioneu fons, descriu els horaris de pagament i els plans de contingència en cas que no pugueu complir el vostre compromís. Si esteu finalitzant el compromís amb una col · laboració sense ànim de lucre o de recerca, descrigui les seves responsabilitats exactes (com ara els serveis o instal·lacions que planeja proporcionar) i el paper que vostè o la seva organització jugaran en la col·laboració.
Mantingueu la carta clara i concisa. Algunes fonts suggereixen que les lletres comercials d'intencions es limiten a una única pàgina. En alguns casos, les lletres efectives poden ser tan breus com un únic paràgraf.
Sigui cordial. Si està escrivint una carta de compromís amb una organització sense ànim de lucre, tingueu en compte que la resta de les agències podran veure la seva carta o supervisar aquesta organització, així que assegureu-vos de deixar clar els vostres motius per voler treballar amb aquest grup.També cal esmentar la col·laboració anterior que hagueu tingut amb el grup. Això reforçarà la vostra imatge i la dels vostres col·laboradors, a la vista d'altres simpatitzants de l'entitat sense ànim de lucre, com ara entitats de concessió de beques.
