Una carta de sol·licitud d'empresa pot ser una manera eficaç de sol·licitar un pagament, cercar pressupostos o estimacions o sol·licitar informació. Les lletres escrites professionalment són específiques, detallades i puntuals. També proporcionen tota la informació que el receptor necessita per complir amb la sol·licitud de manera oportuna i precisa.
Utilitzeu format i idioma professional
Una carta de sol · licitud d'empresa s'ha d'escriure en paper de carta de l'empresa i procedir de l'individu o departament que realitza la sol·licitud. Per exemple, una carta a un candidat potencial de feina que sol·liciti informació addicional hauria de provenir dels recursos humans o el gerent de contractació, mentre que una carta de sol·licitud que demana mostres del producte hauria de provenir del supervisor del departament de compres. Seguiu el format tradicional de les lletres comercials i utilitzeu el llenguatge formal per transmetre una imatge professional. Per exemple, "Estimada Sra. Smith".
Accedeix al punt
Escriviu una obertura que li digui al lector el que necessiteu fora del ratpenat. Per exemple, "El vostre compte té una durada de 90 dies i requereix una acció immediata", o "El vostre currículum és impressionant i m'agradaria veure les cartes de recomanació i les transcripcions de la universitat". No feu que el destinatari vagui informació supèrflua per arribar al vostre punt.
Sigues específic
Proporcioneu tota la informació que el destinatari necessiti per satisfer la vostra sol·licitud, com ara referència de comanda de compra o números de compte o còpies de contractes o polítiques. Recintes de referència o adjunts en el cos de la vostra carta. Per exemple, "Com veureu a la còpia adjunta del nostre acord original, el lliurament del producte està programat per al primer dilluns de cada mes. Aquesta és una sol·licitud per canviar aquesta data fins al tercer dilluns de cada mes ".
Feu la vostra sol·licitud
Detalli exactament allò que vulguis que passi a continuació, de manera que no hi ha lloc per al malentès del destinatari. Per exemple, "La vostra factura s'ha de pagar íntegrament abans del 15 de juny de 2015 o ens veiem obligats a interrompre el vostre servei". Faciliteu el compliment mitjançant l'embolcall d'un sobre empaquetat, un enllaç a la pàgina d'opcions de pagament del lloc web de la vostra empresa., una etiqueta de correu o la vostra adreça postal completa.
Cartes de sol·licitud de correu electrònic
Si bé el mateix enfocament bàsic s'aplica al correu electrònic i a les cartes de correu regulars, hi ha algunes diferències a tenir en compte. Utilitzeu el logotip de la vostra empresa i la signatura electrònica i mantingueu tots els altres tràmits formals d'escriptura comercial. A més, sol·liciteu un comprovant de devolució per verificar que el destinatari hagi rebut la vostra correspondència.
Conserva registres
Imprimiu una còpia de les vostres cartes de sol·licitud per a la vostra pròpia referència. Això és especialment important si escriviu cartes de recopilació. En el cas que un deute s'hagi de lliurar a una agència de cobrament o advocat, tindreu un rastre de paper que indica el que heu fet per cobrar el deute fins a la data.
