Els membres de l'església sovint aporten donacions monetàries a la seva església com a part del delme i com una forma d'ajudar a promoure la continuïtat de l'església. Quan es fan donacions, una església segueix els imports. Els donants necessiten un registre de les seves contribucions a l'hora de completar els impostos sobre la renda federal. La gent escriu les donacions de l'església, que sovint disminueixen la seva responsabilitat fiscal. Només es permet cancel·lar si la persona té un registre escrit de les donacions.
Seguiu les lleis fiscals. Segons la Publicació de l'IRS 1771, per tal que les persones facin una deducció fiscal per a donacions d'església de més de 250 dòlars, es requereix un reconeixement per escrit de l'església. A causa de la llei, és important que les esglésies registrin correctament totes les donacions que rebin.
Crea declaracions de contribució mitjançant un programa de processament de textos. Durant l'any, moltes esglésies utilitzen un programa de full de càlcul per registrar totes les donacions rebudes i qui va fer les contribucions. Cada setmana s'afegeixen i es guarden els imports al full de càlcul. Utilitzeu els imports que figuren al full de càlcul per preparar els extractes de cotització.
Inclou la informació de l'església. Una declaració de cotització ha d'incloure diversos detalls importants: el nom de l'església, l'adreça i el número de telèfon, inclosos en el capçal o introduïts al document; i el període de temps de la declaració. El compte de cotització pot indicar "Per a l'any que finalitza el 31 de desembre de 2010" o "Per a l'Any calendari de 2010."
Escriviu el nom i l'adreça del contribuent. Cada persona que va fer donacions hauria de rebre una declaració. Cada declaració ha de contenir el nom del contribuent, la seva adreça i l'import total del dòlar de les contribucions.
Inclogui una declaració d'una o dues frases sobre els fons donats, que estableix que el contribuent no va rebre res a canvi de les seves donacions.
Oferta d'apreciació. Moltes esglésies també inclouen una frase curta que agraeix al col·laborador de les donacions que va fer durant tot l'any. La frase no és necessària, però és una bona manera perquè una església digui gràcies.
