Les organitzacions utilitzen els informes inicials per tenir en compte el progrés en projectes particulars o llocs de treball després de l'inici de l'activitat. Els components en un informe d'inici varien depenent del tipus de projecte o treball que s'estigui avaluant. Els autors d'un informe d'inici trien d'elements bàsics generals que són pertinents per incloure en el document. Aquests poden incloure una introducció, una secció que actualitza el progrés, una explicació de la metodologia d'avaluació, seccions sobre compliment, detalls financers i altres necessitats. L'informe pot acabar amb una avaluació sumària i annexos rellevants.
Presentació del projecte
Com indica el seu nom, l'informe "inici" descriu el progrés realitzat durant el llançament del projecte. La introducció proporciona una descripció del projecte i el seu propòsit, i pot incloure el propòsit de l'avaluació inicial i una còpia de les preguntes formulades.
Metodologia
L'informe hauria d'explicar la metodologia que va utilitzar. Hauria de proporcionar detalls sobre els indicadors utilitzats per mesurar l'èxit i com s'utilitzaran les dades recollides a partir de l'avaluació. Si es fan preguntes a l'avaluació, incloeu les fonts de dades, com ara treballadors del projecte, documents i registres específics.
Actualització de progrés
La secció d'actualització del progrés pot seguir l'explicació de la metodologia. Els objectius i activitats que s'adhereixen al calendari i els que es completen fins a la data de l'informe s'inclouen en aquest apartat. Qualsevol divergència o modificacions del calendari del projecte també es comptabilitzen en la secció d'actualització del progrés.
Detalls de compliment
Si les activitats del projecte han de complir amb les normatives o les directrius d'organització, proporcioneu detalls sobre el compliment en una secció separada. Això inclou tots els requisits federals, estatals o locals aplicables que el projecte ha de complir.
Detalls financers i necessitats addicionals
Proporcioneu detalls sobre la gestió financera del projecte, inclosa una avaluació de si el projecte es manté dins del pressupost. La següent secció hauria de detallar quins gestors de projectes han de continuar i acabar el projecte, com ara materials, equips, subministraments, mà d'obra i fons addicionals. Expliqueu com aquestes necessitats afecten el treball futur del projecte.
Resum
Una avaluació concisa del projecte fins ara pot servir com a secció resum de l'informe d'inici. La suma pot incloure recomanacions per al progrés continuat.
Annexos
Els termes de referència utilitzats a l'informe, generalment referits en el cos de l'informe com ToR, es defineixen en detall en un annex. Qualsevol document pertinent relacionat amb el projecte s'inclou com a annexos de l'informe d'inici.
