Els fulls de càlcul són una eina molt popular a l'oficina i també poden ser útils a casa. Ja sigui que necessiteu un calendari per detallar i afegir automàticament els costos d'un casament, produir una factura per al vostre client independent o crear un conjunt d'estats financers per a la seva empresa, els fulls de càlcul estan a la seva mida.
Pot haver-hi una corba d'aprenentatge si voleu utilitzar algunes de les funcions més avançades, però una vegada que enteneu com funcionen els fulls de càlcul i les seves capacitats, veureu que els seus usos són pràcticament infinits.
Què és un full de càlcul?
Un full de càlcul és un document electrònic que utilitza files i columnes per emmagatzemar i manipular dades. Es tracta d'un full de treball digital, basat en programari, modelat després de la forma en paper del quadriculat del comptador. Les files i columnes formen cel·les que contenen dades separades. Podeu utilitzar fulls de càlcul per realitzar càlculs matemàtics i altres manipulacions en les dades que introduïu.
Moltes persones també utilitzen fulls de càlcul per registrar i emmagatzemar dades que tenen diversos atributs. Per exemple, es pot utilitzar el nom d'una persona, les dades d'adreces, el nom de l'empresa a la qual treballa, el títol i l'estat de la relació comercial per a una base de dades de prospecció de vendes.
Podeu ordenar les dades d'un full de càlcul i fer-ne diversos tipus d'anàlisi. També podeu aplicar diverses fórmules i funcions a les dades. Els fulls de càlcul ofereixen la possibilitat d'organitzar la vostra informació i utilitzar-la com a base per crear taules, gràfics i gràfics per a l'anàlisi.
Per què utilitzar un full de càlcul?
Una de les raons més populars per utilitzar fulls de càlcul és emmagatzemar, gravar i imprimir dades. És fàcil organitzar i ordenar dades amb un full de càlcul i, a causa del disseny amb files i columnes de cel·les, podeu fer clic a qualsevol lloc per actualitzar la informació fàcilment sense haver de preocupar-vos pels espais invisibles, les devolucions o les pestanyes com ho faria en alguns altres programes. com un processador de textos.
Podeu automatitzar diverses funcions per executar càlculs, buscar certs elements o treure informació d'actualitzacions d'altres programes o de la web. Per exemple, els comptadors poden afegir noves dades cada mes als seus fulls de càlcul i utilitzar una simple fórmula "suma" per actualitzar automàticament el total de les dades.
Els fulls de càlcul ofereixen una manera ràpida i senzilla de mostrar dades i compartir-les amb d'altres. Podeu escriure les dades o copiar-les d'un altre programa i enganxar-lo a un full de càlcul, desar el fitxer i enviar-lo correctament a una altra persona. Els treballadors d'oficina poden desar un full de càlcul a la xarxa d'equips d'oficina per permetre que altres persones obri el fitxer i actualitzin diverses parts d'ell.
Els fulls de càlcul ofereixen la possibilitat d'emmagatzemar grans quantitats de dades en un lloc perquè un fitxer de full de càlcul té més d'un full. Cada fitxa del fitxer s'anomena full de càlcul, i el fitxer s'anomena llibre. Podeu emmagatzemar informació financera, formateada en estats financers, per a una petita empresa i utilitzar una pestanya diferent per a cada mes de l'any. A continuació, podeu afegir una altra pestanya que utilitza enllaços per resumir i afegir totes les dades a una xifra anual.
Com s'utilitza Google Excel
Excel és el nom del producte de full de càlcul de Microsoft Office, però podeu utilitzar-lo amb Google, en comptes d'utilitzar l'aplicació de full de càlcul de Google. Una de les majors avantatges d'utilitzar el programa de full de càlcul de Microsoft Excel a l'aplicació de Google Google Drive és que podeu treballar amb fulls de càlcul d'Excel en línia.
Amb Microsoft Office, tret que tingueu la subscripció en línia d'Office 365, només podreu accedir als vostres fitxers de fulls de càlcul d'Excel des del disc dur de la vostra pròpia computadora o carpeta de fitxers de xarxa. Si voleu treballar amb fulls de càlcul d'Excel a la unitat de Google, també podeu convertir el vostre full de càlcul d'Excel a un fitxer de fulls de càlcul de Google. Si carregueu un fitxer d'Excel per emmagatzemar-lo a Google Drive i proveu d'obrir-lo, veureu un document estàtic que no us permetrà fer cap canvi.
No obstant això, Microsoft i Google han millorat la seva capacitat per treballar junts en fitxers de Microsoft Office a Google. Podeu instal·lar el complement de Microsoft Office de Google Drive, que es troba a Google Play. Un cop hàgiu instal·lat el complement quan obriu les aplicacions de Microsoft Office, veurà un menú desplegable que diu Google Drive, i li donarà diverses opcions per obrir, editar i guardar els fitxers de Microsoft Office, mantenint-los en el format de Microsoft Office mentre els emmagatzema dins de Google Drive.
Per obtenir el complement, feu una cerca en línia al vostre navegador per al connector de Google Drive per a Microsoft Office. Se't demanarà que descarregueu el "_driveforoffice.exe "_ arxiu i seguiu un simple procés d'instal·lació.
Com s'utilitzen Fulls de càlcul de Google
Per crear un full de càlcul a les Fulls de càlcul de Google, assegureu-vos que heu iniciat la sessió al vostre compte de Google, obriu una pestanya del navegador, aneu a drive.google.com o a sheets.google.com i creeu un document de fulls completes.
Un cop hagueu navegat a Google Drive, utilitzeu la barra de menú a la part esquerra de la vostra pantalla o el botó vermell a la part inferior dreta de la vostra pantalla, creeu un document de Fulls completes i estareu a punt per començar a utilitzar-lo full de càlcul. Fulls de càlcul de Google us permet col·laborar fàcilment amb altres persones en línia una vegada que els envieu un enllaç al vostre full de càlcul. Hi ha diverses persones que poden treballar activament al fitxer alhora, i podeu veure qui hi ha al fitxer i fins i tot quina pestanya de càlcul i la cel·la en què treballen. Amb Fulls de càlcul, també podeu utilitzar les altres eines integrades de Google, com ara traduir text al vostre full de càlcul, utilitzar fórmules per recollir automàticament les dades dels preus de les existències de llocs web i importar altres tipus de dades directament des de pàgines web al vostre full de càlcul.
Fulls de càlcul de Google ofereix plantilles prefixades per a diversos usos, com ara un pressupost, una factura independent, els estats financers de la companyia, el seguiment del projecte, el diagrama de Gantt, el calendari de canvis dels empleats, la base de dades de contactes de vendes i molt més. També podeu trobar aquestes i altres plantilles dins de Microsoft Excel i altres programes de full de càlcul. Un dels avantatges de Fulls de càlcul de Google és que el vostre treball es guarda automàticament cada pocs segons. Si utilitzeu el programa de full de càlcul d'Excel, teniu l'opció d'emmagatzemar-lo automàticament, però no és la funció predeterminada, i podeu perdre el treball a menys que manualment deseu el vostre treball amb freqüència.
Funcions bàsiques de full de càlcul
Les funcions bàsiques d'un full de càlcul consisteixen a emmagatzemar tres tipus de dades, que són text, números i fórmules o funcions. La majoria de les persones utilitzen fulls de càlcul per realitzar càlculs matemàtics bàsics, com ara suma, resta, multiplicació i divisió en les seves dades. També podeu emmagatzemar files de dades amb diversos atributs, com ara el nom i la direcció.
Els fulls de càlcul solen tenir moltes files per donar cabuda a una gran quantitat de dades, amb un màxim de dos milions de cel·les composts per moltes columnes i files que necessiteu, fins a aquest límit de cel·la. Actualment, la nova versió de Microsoft Excel ofereix 1.048.576 files i 16.384 columnes per emmagatzemar les vostres dades.
Les dades de fulls de càlcul es poden copiar com a taules i enganxar-les a altres programes, com ara un processador de textos o un programa de presentació de diapositives, per crear diversos horaris d'anàlisi, presentació d'informes i presentacions. També podeu formatar les vostres dades utilitzant colors, línies, quadres de text, imatges i moltes altres funcions per cridar l'atenció sobre determinades parts de les vostres dades o sobre el vostre calendari de fulls de càlcul.
Quines són les funcions avançades de full de càlcul?
En funció de si feu servir Fulls de càlcul de Google, Microsoft Excel o un altre full de càlcul, tindreu accés a moltes funcions avançades que us poden ajudar a construir tot tipus de models per processar i analitzar dades.
Per exemple, podeu utilitzar fulls de càlcul per realitzar anàlisis de regressió estadística, models de flux de caixa descomptats i molts altres exercicis. Podeu crear un llibre amb diversos fulls de càlcul que continguin dades de la declaració financera per cada mes d'un any. A continuació, podeu crear un altre full de càlcul al mateix llibre o un llibre nou, que tingui hipòtesis per al creixement empresarial, el creixement de les vendes, el percentatge de canvis en els costos i altres suposicions. Mitjançant fórmules i enllaços, podeu crear un estat financer previst que s'actualitzi automàticament cada vegada que canviïs les hipòtesis a la pestanya de supòsits de full de càlcul.
Podeu utilitzar una varietat de fórmules i funcions automàtiques diferents, incloses fórmules "si / llavors" que us permeten dir si es compleix l'estat "X", feu la funció "Y" o la fórmula "Y". Fins i tot podeu nidificar aquestes instruccions if / then i Microsoft Excel pot gestionar fins a set if / then declaracions anidades entre si, de manera que pot tenir fins a set funcions condicionals, que depenen una de l'altra, s'apliquen automàticament a les vostres dades.
Alguns programes de full de càlcul ofereixen una macro gravadora, que us permet registrar diversos passos d'un procés de rutina, com ara formatar un full de càlcul o introduir certs tipus de dades sense necessitat de conèixer Visual Basic ni cap altre llenguatge de programació. En el futur, en comptes de realitzar les funcions reals del vostre full de càlcul, podeu utilitzar les tecles de mètode abreviat i el procés es realitza automàticament perquè els passos s'han desat en forma de macro.
Els fulls de càlcul ofereixen funcions com ara "cerca d'objectius", que us permeten repetir les fórmules i resoldre-les per certes respostes definides i canviar les entrades en conseqüència. Si teniu grans conjunts de dades per treballar, algunes funcions us permeten identificar i eliminar duplicats, classificar i filtrar les dades, consolidar-les, subtotalitzar-les, classificar-les i buscar valors de dades verticals o horitzontals i tornar-los a una taula nova. Aquests són només alguns exemples de la multitud de funcions avançades que ofereixen fulls de càlcul.
Fulls de càlcul Versus programes de base de dades
Moltes persones utilitzen fulls de càlcul per emmagatzemar files de dades, i podeu preguntar-vos per què no usareu simplement un programa de base de dades com Microsoft Access per emmagatzemar les dades en comptes d'utilitzar un full de càlcul. Tot i que els programes de base de dades i de full de càlcul poden emmagatzemar files de dades amb diversos atributs, cadascun té els seus punts forts.
Excel, Fulls de càlcul de Google i altres fulls de càlcul emmagatzemen dades amb capçaleres de la mateixa manera que un programa de base de dades. Tanmateix, amb les dades del full de càlcul, podeu fer fàcilment els càlculs automàtics de fórmules o els càlculs manuals a les dades. Els fulls de càlcul també són fàcils d'usar, i podeu començar a treballar i treballar amb les vostres dades de manera immediata en lloc d'haver de configurar la base de dades tal com ho faria en un programa com Access. Amb fulls de càlcul, també podeu crear gràfics i gràfics a partir de les vostres dades.
D'altra banda, les bases de dades tendeixen a ser més estables. Amb les dades del full de càlcul, és fàcil eliminar una cel·la, fila o columna de dades per error si no està prestant molta atenció, cosa que és molt més difícil de fer en un programa de base de dades. A més, si teniu grans quantitats de dades, podrien fer-se inmanejables en un full de càlcul, on els programes de base de dades estan dissenyats específicament per a la gestió de milers i fins i tot milions de files de registres de dades. Quan necessiteu actualitzar contínuament elements de cada fila de registres de dades o realitzar diversos tipus de classificació i informes, un programa de base de dades pot tenir més sentit que un full de càlcul.
