Les directives escrites als empleats sovint són més útils que les instruccions verbals. Una carta que conté els detalls d'una nova política o procediment dóna als empleats un document per a una futura referència. A més d'ajudar-los a recordar com seguir un nou procediment, una carta directiva compleix els requisits legals de notificació oficial d'una nova política legal. Per exemple, a principis de 2011, moltes ciutats estan instituint prohibicions de fumar que afecten les empreses de la zona. És responsabilitat de l'empresari informar els treballadors sobre com complir la nova política de fumar.
Col·loqueu paper de carta de l'empresa a la vostra impressora. Aquesta directiva és una notificació oficial, i el retolador reforçarà la naturalesa formal de la informació.
Escriviu la data completa. Sempre ha d'incloure la data en una directiva perquè estableix el moment de la notificació. Omet una línia.
Escrigui el nom del destinatari i la seva adreça si la directiva només es dirigeix a una persona. Si és una carta manta a tots els empleats, ometeu el nom i l'adreça.
Escriviu "Estimats empleats valorats" seguit d'un punt de coma si la carta es dirigeix a tots els empleats. Escriu un nom específic si va a una persona.
Comenceu la lletra amb una declaració directa sobre el que són les instruccions. Doneu els detalls rellevants sobre la política o el procediment, com ara quan entrarà en vigor i qui es veu afectat per la política.
Llista els passos per completar la tasca o per complir amb la nova política. Utilitzeu un llenguatge clar i fàcil de llegir que els empleats poden seguir.
Expliqueu com aquesta nova política beneficiarà els beneficiaris i agrairia la seva cooperació. Expliqueu què passarà si un empleat decideix no complir amb la directiva.
Doneu els terminis o dades de contacte adequats al paràgraf final. Descrigui el mètode per avaluar el compliment dels empleats, si escau. Oferiu resposta a qualsevol pregunta que poguessin tenir els destinataris.
Tanqueu la lletra escrivint un tancament respectuós i escrivint el vostre nom i títol complet. Registra't a sobre del teu nom d'escriure.
Feu que un altre supervisor llegeixi la carta per assegurar-vos que no heu perdut cap informació.
Envieu per correu les lletres. Si la directiva és el resultat d'un canvi en una llei, considereu demanar la confirmació de la signatura del destinatari (s) per provar que es va rebre la directiva.
