Com trieu organitzar els vostres fitxers d'oficina té un impacte important en l'eficiència i la productivitat. Un sistema de fitxers s'ha de basar en com s'utilitzen els fitxers a l'oficina, quines característiques del fitxer es refereixen amb més freqüència i com es demanen verbalment els fitxers. Respondre a aquestes preguntes us ajudarà a determinar el millor sistema per organitzar els vostres fitxers.
Articles que necessiteu
-
Armari de presentació
-
Carpetes de fitxers
-
Etiquetes d'arxius
Determineu si organitzarà fitxers alfabèticament per tema, utilitzant numèricament un sistema de numeració predeterminat o cronològicament per una data creada o data de venciment. Creeu fitxers temporals i permanents. Els fitxers temporals actualment són fitxers actius que tenen una data de finalització assignada en el moment en què el fitxer es pot destruir o col·locar amb fitxers arxivats. Alguns exemples d'arxius temporals inclouen projectes actuals, elements d'acció i materials a llegir. Els fitxers permanents són aquells que no s'han accedit amb tanta freqüència, sinó que s'han de conservar als arxius per a futures referències.
Escriure els títols i definicions d'etiquetes en un document al qual es pot fer referència. Per exemple, si utilitzeu un sistema de registre numèric, escriviu l'assumpte a on correspon cada número i enumera exemples de documents que s'inclourien dins d'aquest tema. Això ajuda a mantenir la coherència en la presentació de documents.
Crea piles per a documents temporals, documents permanents i paperera. Ordena documents abans d'incloure'ls al sistema de fitxers. No enviïs el que no necessites ser guardat.
Trieu una ubicació d'emmagatzematge de fitxers. Vostè pot decidir que els arxius actius temporals han de ser arxivats en el calaix de l'escriptori on són de fàcil accés. Els fitxers compartits entre el personal haurien de tenir una ubicació central a l'oficina. Si treballa amb fitxers que han de ser protegits, com ara fitxers que contenen informació personal dels clients, utilitzeu un gabinet de fitxers de bloqueig i determinen qui tindrà accés a l'oficina.
Crea els teus arxius. Arxiu d'etiquetes amb el vostre sistema alfabètic, numèric o cronològic. Recordeu que, tot i que voleu ser específics amb els títols de la vostra etiqueta, també voleu que els títols siguin prou amplis com per incloure diversos tipus de documents. Per exemple, en comptes d'etiquetar un fitxer amb un nom de reunió específic, creeu un fitxer per a reunions que hagin assistit durant un any i emmagatzemi tots els documents pertinents. Això evita que es creïn nombrosos fitxers en els quals només s'emmagatzemaran un o dos documents.
Consells
-
Recordeu que el simple és sempre millor. Intenta evitar complicats sistemes de registre que et resultaran difícils de recordar per tu i el personal. Utilitzeu un fitxer tickler per a tasques específiques de la data, com ara el pagament de factures o la facturació. Organitzeu el vostre fitxer tickler cada mes o dia depenent de les tasques i purgueu el fitxer a mesura que es completin les tasques, ja sigui llençant documents o movent-los a un fitxer permanent.
