Un sistema de registre ben mantingut permet accedir a informació vital ràpidament i estalviar diners a la companyia estalviant temps. Les empreses, escoles, agències governamentals i fins i tot persones quotidianes utilitzen sistemes de presentació per mantenir organitzats els seus assumptes. Trieu entre quatre tipus diferents de sistemes de fitxers per a la vostra oficina. Cadascun ofereix els seus propis avantatges i desavantatges.
Sistema de fitxers alfabètic
En el sistema de registre alfabètic, organitzeu els registres segons el nom, ja sigui el nom de la persona, empresa o subjecte, d'acord amb les lletres de l'alfabet. Utilitzeu aquest sistema de fitxers mitjançant dos mètodes diferents. El sistema de presentació alfabètic tòpic, també conegut com a sistema de diccionari, registra registres individuals per ordre alfabètic. Aquests sistemes de fitxers funcionen bé en emmagatzemar una petita quantitat de registres, menys de 5.000 fitxers, d'acord amb Ancom, una empresa del sistema de fitxers.
Aquest sistema resulta problemàtic quan teniu molts clients o clients que comparteixen el mateix nom. Utilitzeu un sistema geogràfic (també anomenat enciclopèdia o sistema classificat) per organitzar volums més grans de registres. En aquest sistema, els subjectes del grup s'agrupen en categories àmplies basades en un lloc com ara una ciutat, un comtat o un estat. Les categories i els fitxers de cada categoria estan ordenats alfabèticament.
Sistema de fitxers numèrics
Quan utilitzeu un sistema de registre numèric, assigneu els números a cada fitxer i ordeneu els números en ordre seqüencial. Els fitxers per a persones amb el mateix nom no tindran cap títol duplicat com amb el sistema alfabètic. Aquest sistema també ofereix una millor confidencialitat del fitxer ja que no es mostren noms en els fitxers i funcionen bé quan es maneja un gran volum de fitxers. En lloc d'assignar un nombre als fitxers, utilitzeu el sistema cronològic que posa els fitxers segons la data.
Sistema de presentació de dígits de terminal
Quan utilitzeu la presentació de dígits de terminal, assigneu els números de fitxers en ordre seqüencial, però els feu d'acord amb els dos darrers dígits. Ancom dóna els exemples de trobar un fitxer amb 17234. Primerament vés a la secció 34 del sistema de registre, després busqueu la zona 72 d'aquesta secció i, finalment, cerqueu el fitxer 1. Aquest sistema funciona bé quan es conserven més de 10.000 fitxers.
Sistema de fitxers alfanumèric
Utilitzeu les lletres i els números per organitzar els fitxers del sistema de fitxers alfanumèric. Per exemple, utilitzeu dues lletres per indicar l'estat al qual viu el client, seguit d'un número per indicar el seu número de compte. Això permet una presagitació més fàcil quan es necessita treure una gran quantitat d'arxius des de la mateixa ubicació.
