Com a programa de base de dades, Microsoft Access té diverses aplicacions al món empresarial. Els administradors poden utilitzar Access per crear una base de dades d'empleats que els permeti revisar la informació salarial, les dades demogràfiques i els números de pressupost d'un cop d'ull. Els professionals de la comptabilitat sovint utilitzen les bases de dades d'Access també per fer un seguiment de les factures, revisar comptes per cobrar i fer un seguiment de les finances de l'empresa. Una vegada que la informació subjacent s'introdueix en les taules Access, els comptadors poden crear consultes i formularis personalitzats que faciliten la cerca de la informació necessària.
Escriviu una llista dels camps que voleu incloure a la vostra base de dades de comptabilitat. Depenent de les vostres necessitats, aquests camps podrien incloure l'import degut, el nom del client, la data de venciment, els termes i un camp de notes per a l'entrada de text de forma gratuïta.
Obriu Microsoft Access i vagi a la secció de taules. Trieu l'opció per crear una taula nova a la vista de disseny. Això obre una graella que us permet introduir un nom per a cada camp, així com una descripció del contingut del camp.
Feu clic al quadre desplegable al costat de "Tipus de dades" per a cada camp de la vostra base de dades. Podeu formatar els vostres camps com a moneda, numèrica i text, segons calgui. També podeu utilitzar camps de data i hora per a coses com ara dates de venciment.
Reviseu la llista de camps de la vostra base de dades i afegiu-ne els altres que cregueu que necessiteu. És més fàcil construir tots els camps que necessiteu des del principi que tornar i afegir camps a una base de dades que ja conté centenars o milers de registres.
Feu clic al botó "Desa" per desar la taula. Escriviu un nom per a la taula i feu clic a "Acceptar".
Aneu a la secció de formularis de la finestra d'accés i seleccioneu l'opció de l'assistent de formulari. Utilitzeu l'assistent de formulari per crear un formulari d'entrada de dades simple basat en els camps de la vostra taula. A continuació, podeu utilitzar el formulari d'entrada de dades per afegir informació a la taula. Quan introduïu el formulari d'entrada de dades, la informació es transfereix automàticament a la taula Accés subjacent.
Aneu a la secció de consultes i comenceu a crear consultes que faran que la vostra base de dades de comptabilitat sigui més útil. Utilitzeu l'assistent de consulta per construir la consulta inicial i deseu-la, després feu clic amb el botó dret a la consulta i seleccioneu "Vista de disseny" per fer qualsevol canvi o establir criteris. Per exemple, podeu crear una consulta de data de venciment i introduir "Entre Introducció a la data d'inici i Introduïu la data de finalització". Això demana a l'usuari que introdueixi les dates d'inici i finalització en executar la consulta. Aquest tipus de consulta pot ser molt útil per revisar factures vençudes i comptes de seguiment per cobrar.
