Totes les empreses han de tenir un mètode per registrar, organitzar i analitzar les dades financeres resultants de les transaccions comercials diàries. En molts casos, les empreses i les corporacions han d'adherir-se als Principis de comptabilitat generalment acceptats que requereixen un sistema específic de comptabilitat i comptabilitat. Les empreses més petites, però, també necessiten els elements bàsics de la comptabilitat per preparar els impostos i fer un seguiment dels guanys. Els sistemes de comptabilitat es poden configurar manualment, utilitzant llibres físics o utilitzant programes de programari de comptabilitat per organitzar i mantenir la informació.
Revistes
En un sistema de comptabilitat, les revistes són el primer lloc que podeu buscar per trobar informació completa sobre una transacció. La revista general, utilitzada per moltes empreses que utilitzen un sistema de comptabilitat de doble entrada, registra els imports de dèbit i de crèdit de cada compte a mesura que es produeixen les transaccions. També pot incloure una breu descripció de la transacció. Algunes empreses poden tenir revistes especialitzades, cadascuna per registrar un tipus específic de transacció. Per exemple, pot tenir tant un desemborsament en efectiu com el diari d'ingressos en efectiu, que registra les comprovacions dipositades i escrites i els efectius gastats i dipositats.Altres revistes inclouen el diari de nòmines, comptes a pagar i revistes de comptes per cobrar.
Ledgers
Les operacions de grup de llibretes de comptabilitat segons el compte i l'efecte que té sobre el negoci. Les categories del llibre major poden incloure actius, passius, despeses i ingressos. Cada categoria conté seccions per a cadascun d'aquests tipus de comptes (p. Ex., Comptes de despeses). Periòdicament, les transaccions de revistes comercials es publiquen o es registren als llibretes. Un sistema de registre bàsic té una col·lecció de "comptes T" que tenen dues columnes, una per deutes i crèdits. Tanmateix, els sistemes de llibretes de tres o quatre columnes es poden utilitzar per registrar altres dades, com ara un saldo executiu del compte.
Fulls de treball
Els fulls de treball ofereixen al comptador o al comptador una manera d'analitzar dades i provar la precisió dels llibres de comptabilitat, revistes i altres registres utilitzats per preparar els estats financers. Un d'aquests fulls de treball, el saldo de prova, enumera els saldos de tots els comptes del llibre principal, registra els ajustaments de les entrades als comptes i tanca els comptes temporals. Quan "equilibrat", els saldos de dèbit han d'igualar els crèdits, en cas contrari, el llibre major conté un error que s'ha de corregir. Altres fulls de treball inclouen fulls d'anàlisi i reconciliació. Les fitxes d'anàlisi analitzen el saldo d'un compte específic. Les fitxes de reconciliació concilien les diferències entre dos o més imports coneguts, com ara la quantitat de diners en efectiu que ha registrat al compte de la cartera i la quantitat que mostra l'extracte bancari.
Estats financers
Els estats financers comuniquen informació essencial sobre la situació financera d'una empresa a parts externes. La majoria dels sistemes de comptabilitat utilitzen quatre grans estats financers. El balanç dóna una instantània de la posició financera d'una empresa per a una data concreta, detallant els seus actius, passius i patrimoni de l'accionista. El propòsit del compte de resultats és mostrar el benefici net de l'empresa durant un període determinat. Els estats de fluxos d'efectiu mostren els augments i disminucions en efectiu durant un període en relació amb operacions comercials, activitats d'inversió i finançament d'una empresa. Finalment, la declaració de l'accionista o del patrimoni del propietari detalla els canvis en els guanys retinguts de la companyia, incloent-hi elements com els ingressos nets de l'exercici i els dividends pagats als accionistes.
