Cap llei federal exigeix que els empresaris del sector privat permetin als empleats actuals o antics accedir als fitxers de personal. Normalment, els fitxers de personal dels empleats del sector privat es consideren propietat de l'empresari, i algunes empreses utilitzen aquest fonament per limitar l'accés als fitxers dels empleats. Els empleats federals i estatals - treballadors del sector públic - poden accedir als seus registres oficials de personal.
Arxius de personal
Els fitxers d'ocupació, de vegades anomenats fitxers de personal d'un empleat, contenen documents com la sol·licitud inicial d'ocupació de l'empleat, informació de contacte d'emergència, formularis d'elegibilitat laboral, avaluacions de rendiment, registres d'assistència i disciplina i notes de supervisor i gerent sobre accions de rendiment, formació i ocupació. Alguns exemples d'accions laborals són promocions i terminacions. En alguns casos, el departament de recursos humans manté un fitxer oficial d'ocupació, i el supervisor o gerent de l'empleat manté un fitxer departamental. Encara que els dos fitxers contenen informació pertinent, els continguts poden variar lleugerament. Per exemple, un fitxer departamental no pot contenir còpies de tota la documentació i la documentació que un empleat finalitza en el seu primer dia de treball, com ara reconeixements de política i formularis W-2.
Motiu d'accés
Els empleats actuals demanen que revisin els seus fitxers per garantir que el departament de recursos humans mantingui registres precisos sobre el seu lloc de treball. Si l'empresa realitza avaluacions anuals de rendiment, les còpies dels formularis de valoració per a cada any que l'empleat ha estat contractat han d'estar en el fitxer de personal. De la mateixa manera, els registres d'assistència han de reflectir amb precisió les absències dels empleats, ja sigui per malaltia, vacances o fulles d'absència. Els empleats anteriors solen sol·licitar fitxers per obtenir còpies de documents que poden utilitzar en la cerca d'ocupació futura. Per exemple, si el fitxer d'un empleat anterior conté registres relatius al rendiment i als assoliments, aquesta informació pot ser útil per reconstruir un currículum vitae o preparar una llista de funcions de treball que es comparteixin durant les entrevistes amb futurs empresaris. Els empleats anteriors també poden sol·licitar còpies del seu expedient d'ocupació per utilitzar en la presentació d'una reclamació contra un empresari.
Política de l'empresari
Molts empresaris tenen polítiques de lloc de treball relatives a l'alliberament de registres d'empleats. Les polítiques de lloc de treball varien segons els tipus de registres disponibles per a la inspecció i la còpia de l'empleat, i algunes empreses designen hores no laborables com l'únic moment durant el qual els empleats poden revisar els registres de personal. Els empresaris que tenen polítiques sobre aquest tema generalment dediquen una secció dins del manual d'empleats sobre com accedir als registres. Una política ben escrita explica els passos necessaris per revisar els registres, els tipus de registres als empleats que tenen accés, quan els empleats poden veure els seus registres i els càrrecs per fotocopiar els documents continguts en el fitxer de personal d'un empleat.
Obligació del treballador
Sota la llei federal, els empresaris del sector privat no han de proporcionar còpies dels fitxers d'ocupació als empleats actuals o anteriors. La decisió d'emetre fitxers es basa en la política de l'empresa i, en alguns casos, la llei estatal que regula l'accés als fitxers de personal. Molts empresaris veuen el benefici de complir amb les sol licituds d'empleats, però. Negar l'accés als fitxers d'ocupació només pot plantejar preguntes que l'empresari potser no vulgui respondre. Si els empresaris mantenen fitxers de personal que contenen informació precisa que s'ha publicat prèviament als empleats, no s'hauria de preguntar si la informació es pot alliberar després que l'empleat abandoni l'empresa. De bona fe, molts empresaris proporcionen accés als empleats als fitxers de personal. Aquesta pràctica demostra transparència sobre les polítiques i registres d'ocupació.
Les lleis per accedir a l'accés als empleats federals als registres d'ocupació són part de la Llei Federal de Privacitat de 1974; l'Oficina de Personal de l'Administració de Personal és l'agència generalment responsable dels registres federals de personal d'empleats. Els estats individuals gestionen les sol·licituds d'empleats per accedir als registres de personal.
Lleis estatals
Alguns estats tenen lleis que permeten l'accés dels empleats als fitxers de personal. Altres estats són silenciosos sobre si els actuals i ex treballadors poden revisar o fotocopiar material personal. En la majoria dels casos, els empleats, actuals o antics, que han participat en investigacions en el lloc de treball no poden veure registres sobre investigacions. No obstant això, aquests registres no s'han de mantenir en el fitxer d'ocupació. Han de quedar sota la custòdia del departament de recursos humans i només el personal de recursos humans responsable de la investigació ha de tenir accés a materials d'investigació.
Accés limitat
Els estats que tenen lleis sobre l'accés dels empleats als fitxers de personal poden requerir que els empleats enviïn una sol·licitud per escrit, i algunes lleis permeten als empresaris limitar l'accés a determinats materials. La legislació de Califòrnia, per exemple, requereix que els empresaris permetin l'accés dels seus treballadors als seus fitxers en els 21 dies posteriors a la recepció d'una sol·licitud d'empleat. Els empresaris que no compleixen la llei estatal de Califòrnia en aquest assumpte estan sotmesos a sancions, multes i judicis civils per denegar l'accés als fitxers dels empleats. Missouri, d'altra banda, no té una llei estatal que exigeix l'accés al fitxer de personal d'un empleat.
