Quan s'inicia una nova organització, es crea un equip o es defineix un projecte, és important saber quina finalitat i abast estan destinats. El document utilitzat per aclarir això s'anomena document de carta.
Què és un document de carta?
Una carta és un document formal que és com un full de ruta per a què està destinat i dur a terme una organització, equip o projecte. Inclou qui està involucrat, quins són els objectius, qui té l'autoritat i sobre quins i quins i si hi ha un cicle de vida al grup o projecte quan és complet.
Un exercici històric
Els documents de carta han existit des de la Mitja Edat. La Carta Magna, que data de 1215, va aclarir el paper del rei d'Anglaterra mentre establia els drets dels barons, altres propietaris i l'Església.
Al llarg de la història, les cartes s'han valorat documents que delineen els drets d'organització i del projecte, així com el que cal assolir. A partir d'empreses en cartera dotats de poders reals a mesura que es van establir per descobrir el nou món a través de documents que dictaven drets colonials, les cartes d'ahir són similars en el marc dels documents organitzatius actuals.
Què és una carta de projecte?
Una carta de projecte no només defineix les ambicions i els jugadors d'un projecte; protegeix a l'equip del temut "abast d'abast" que veu que molts projectes es tornen indisciplinats.
S'ha elaborat una carta abans del pla del projecte; detalla els objectius i objectius del projecte. També inclou el fons del projecte, explicant el seu propòsit i el que necessita per aconseguir. La carta descriu l'abast del projecte i indica quins són els resultats, les tasques que l'equip és responsable i els treballs que l'equip no s'espera que realitzi també. Aquest últim és crucial a l'hora de prevenir un "abast d'abast" que pot conduir a responsabilitats cada vegada més àmplies, que en última instància poden amenaçar els terminis.
La carta també ha de dictar el lideratge, els grups d'interès i els membres de l'equip. Es detallarà les dates crítiques en el projecte i el pressupost, juntament amb riscos i suposicions, així com dependències i limitacions. Cal aclarir el nivell d'autoritat del gestor de projectes, incloent si són capaços de contractar o disparar personal. Finalment, hauria d'establir un pla de joc de comunicació, inclosos els paràmetres sobre la rapidesa amb què s'esperen respostes a les consultes.
Es pretengui tancar una carta de projecte per part dels principals grups d'interès i la gestió. Hauria de reduir la comunicació equivocada i proporcionar una llum de guia forta a la vida del projecte. També es considera una manera de 'vendre' un projecte a la direcció per a la seva aprovació.
Escriure una bona carta d'equip
Igual que una carta de projecte, una carta d'equip hauria de fer les mateixes coses per a qualsevol equip. Els seus components són similars però s'apliquen a l'equip en lloc d'un projecte.
S'explicarà per què s'està creant l'equip i quins tipus de projectes liderarà mentre es detallen els objectius del futur de l'equip i es clarifiquen els paràmetres per mesurar l'èxit de l'equip.
La carta indicarà clarament els rols: qui té a càrrec, quina és la seva autoritat, quins són els membres de l'equip, quines habilitats que tots porten a la taula i com es faran servir aquestes habilitats. El document explorarà el pressupost assignat a l'equip i els recursos disponibles. Així mateix, estableix com es realitzaran les auditories internes i les revisions per avançar en els projectes de l'equip, juntament amb l'execució de les avaluacions d'equips i la seva freqüència. També cal esmentar els mètodes i les expectatives de comunicació.
Una bona carta d'equip hauria d'ajudar a mantenir la comunicació errònia a un mínim i mantenir un equip centrat en els seus objectius.
Cartes com a forces guies
El document de carta aclareix estructures de poder, estableix plans de comunicació i serveix com a guia aproximada de pressupostos i assignacions. Tot plegat podria ser percebut com a qüestionament de l'espatlla abans que ni tan sols comencessin. Però la carta ajuda a protegir els projectes i equips establint directrius i aspiracions clares i limitacions d'expectatives i rols. Un document escrit ben escrit proporcionarà i protegirà l'abast dels equips, projectes i organitzacions.
