Una de les moltes formes de l'Internal Revenue Service, el W-9 ofereix als empresaris l'oportunitat de recollir els números dels contribuents dels empleats. En virtut de la legislació fiscal dels EUA, el govern imposa algunes corporacions com a individus, en comptes d'entitats comercials. La qüestió de si les empreses necessiten un W-9 depèn de les particularitats de la situació i del tipus d'empresa en qüestió. L'IRS revisa regularment les instruccions per presentar la W-9.
Forma W-9
El formulari W-9 proporciona un empresari amb el número d'identificació fiscal d'un empleat. Qualsevol que estigui aprovat per treballar als Estats Units, inclosos els ciutadans i estrangers residents, posseeix aquest número. Omplir el formulari constitueix un esforç relativament senzill, ja que requereix poc més que el nom, l'adreça, el número d'identificació fiscal, la classificació fiscal i la signatura de l'individu en qüestió. Les empreses no presenten aquests formularis amb el govern, sinó que els mantenen en fitxers d'empleats com a full de referència.
Presentació d'un W-9 amb una corporació
Quan una empresa subcontracta el treball, sovint demana a l'empleat subcontractat que ompli i retorni un formulari W-9 com a referència. Les corporacions utilitzen la informació subministrada per un W-9 amb finalitats fiscals. Un número d'identificació fiscal de l'empleat subcontractat permet a les corporacions -i qualsevol altre empresari, per a això- que pagui correctament i imposti als empleats, i que informe a tots els pagaments efectuats als empleats subcontractats a l'IRS. Els bancs també poden demanar als clients que presentin un W-9 com a prova d'identitat i d'estatus dels contribuents.
Presentació de W-9 com a corporació
En alguns casos, les empreses han d'emplenar els formularis W-9 quan es contractin per altres empreses o empresaris. Quan un individu treballa sota una societat de responsabilitat limitada com S Corporation, C Corporation, associació o propietat exclusiva, aquesta persona ha de presentar una W-9 com a corporació amb el número d'impost de la corporació. En aquests casos, el W-9 ha de contenir el número d'identificació fiscal de la corporació i no l'individu. Qualsevol persona que treballi com a corporació que desitgi utilitzar un número d'identificació fiscal personal en una W-9 per a una feina específica ha de presentar el formulari com a persona i no a una corporació.
Informació adicional
Per un ciutadà dels Estats Units, un número d'identificació fiscal constitueix el vostre número de seguretat social. Els residents permanents sense números de la Seguretat Social poden sol·licitar un número d'identificació fiscal amb l'IRS. Els nous residents dels Estats Units han d'obtenir un número de la Seguretat Social abans de començar a treballar. Si una empresa subcontracta treballar amb un ciutadà o resident no nord-americà, aquest individu pot presentar un formulari W-8 en lloc d'un formulari W-9.
