Una carta de sol·licitud d'oferta us presentarà com a creador de l'oferta i convidarà els possibles respondre a obtenir més informació. La carta resumirà i transmetrà els materials i instruccions necessaris per respondre a la vostra invitació per fer una oferta. Us explicareu als vostres lectors qui sou, què cerqueu i com respondrà a les preguntes dels licitadors. Descobriran com voleu rebre ofertes i quina és la vostra cronologia. Encara que les lletres de sol · licituds d'ofertes sovint adopten formularis d'observació, taula i memòria, podeu utilitzar una carta formal per presentar un resum executiu del procés de licitació i ressaltar els seus punts clau.
Convideu als lectors a presentar propostes d'oferta que compleixin els seus documents d'ofertes adjuntes. Els vostres documents d'oferta poden contenir una descripció del procés d'avaluació i les instruccions del licitador que especifiquin el format i la substància del material que cal enviar. També poden incloure els termes i condicions que els licitadors haurien d'esperar en un contracte, així com una descripció detallada o especificacions dels serveis o mercaderies que sol·liciteu. Per a l'orientació dels lectors, proporcioneu una llista de butlletes amb els butlletins dels documents d'oferta que heu adjuntat a la vostra carta.
Identificar-se com a advocat de l'oferta. Presentar breument el seu negoci amb una visió general de la seva declaració de missió, ubicació i lloc web. Proporcioneu també el nom i la informació de contacte del punt de contacte del lector per a tots els assumptes relacionats amb la sol·licitud d'oferta. Pot ser vostè o una altra persona a qui hàgiu delegat la gestió del procés de licitació.
Descriu l'esforç pel qual sol·liciteu ofertes. Ofereixi dades com la ubicació, el pressupost, l'abast i la mida de l'empresa. Discuteix com l'esforç s'adapta als objectius i objectius de la seva gran imatge.
Presenteu el vostre horari per a tot el procés d'oferta. Indiqueu els vostres terminis i ubicacions per rebre cartes d'intencions, preguntes i propostes d'ofertes. Indiqueu les dates de qualsevol esdeveniment planificat relacionat amb l'oferta, com ara una reunió prèvia a l'oferta, l'obertura d'ofertes i la selecció pública, les reunions de selecció o de premis.
Indiqueu els lectors a les instruccions del licitador adjunt per obtenir indicacions detallades sobre el que cal enviar i en quin format. Poseu més atenció en els formats i requisits prescrits i mencioneu la possibilitat de descalificació de l'oferta en cas d'incompliment. Indiqueu clarament la base o els criteris per a l'adjudicació de l'oferta i qualsevol altra informació que vulgueu ressaltar, com ara la quantitat de còpies requerides, i com s'han de segellar, empaquetar i etiquetar les ofertes.
Repetiu la vostra invitació per fer una oferta i, després, agraeix al lector el seu interès. Cerqueu formalment la carta i, a continuació, firmeu el vostre nom i títol.
Consells
-
Les sol·licituds d'ofertes poden arribar a ser complexes. Consulta un advocat abans de finalitzar la teva carta i paquet de sol·licitud d'oferta. Revisa la teva carta per errors de gramàtica i ortografia.
Bloqueja la teva lletra i imprimeix-la al capçalera.
