Com planificar una trucada de conferència. En el món empresarial, les reunions són una part vital de la comunicació. Una manera de dur a terme reunions en què els participants poden estar a diferents oficines, o fins i tot a diferents parts del món, és programant una trucada de conferència. Encara que les trucades de conferències poden ser una forma còmoda de comunicar-se, hi ha alguns passos que hauríeu de fer per planificar-ne un. Seguiu aquests consells per planificar una trucada de conferència.
Decideix sobre una data i hora per a la vostra trucada de conferència. Assegureu-vos de tenir en compte els participants que resideixen en diferents zones horàries quan planifiqueu el temps.No vol planificar una trucada de conferència durant un temps abans o després que normalment els seus col · legues estiguin a l'oficina.
Organitzeu un número de trucada de conferència al centre de conferències de la vostra empresa o poseu-vos en contacte amb un proveïdor en línia que faciliti les trucades de conferència. Sovint això implica configurar i comptar i pagar una tarifa reduïda, però és una opció convenient si la vostra empresa no ofereix serveis de conferències.
Prepareu una sol·licitud de reunió que especifiqui la data, l'hora i el tema proposat. Això s'ha d'enviar per correu electrònic als participants de la conferència diverses setmanes abans de temps per donar-los un temps suficient per donar cabuda a la vostra trucada de conferència. Assegureu-vos d'incloure instruccions de marcatge específiques i qualsevol número de PIN que els participants hauran d'accedir a la trucada.
Creeu un programa per a la trucada de conferència. La vostra agenda haurà de cobrir el que voldria que obtingui la trucada de conferència, quins resultats es requeriran després de la convocatòria i quins participants seran els responsables dels propers passos.
Envieu l'ordre del dia i tota la informació complementària que els participants hauran de revisar diversos dies abans de la convocatòria. Podeu incloure fulls de càlcul o informes que proporcionin antecedents per al tema que voleu abordar.
Seguiu personalment amb els participants que no hagin rebut confirmació des del dia anterior a la trucada de conferència. Una trucada telefònica és millor en aquest cas, ja que és possible que el participant no hagi rebut el vostre correu electrònic amb la sol·licitud de reunió.
