A ningú li agrada donar notícies dolentes, especialment als empleats. Tanmateix, quan el negoci està en baixa, sovint és necessari descansar o reduir hores. Aquests missatges són particularment difícils d'escriure en una carta, ja que pot semblar que, independentment de com declareu els fets, els destinataris estaran enutjats i molestos. Afortunadament, amb una mica de planificació, podeu escriure una carta que permeti als empleats baixar-los i ajudar-los a comprendre la difícil naturalesa de la vostra decisió de reduir-ne les hores.
Escrigui la data. Omet un espai. Si esteu personalitzant una carta a cada empleat individual, utilitzeu la funció de combinació de correspondència al vostre programa de processament de textos per afegir els noms i les adreces. Alternativament, podeu ometre totalment l'adreça interna i escriure una lletra genèrica si només teniu massa empleats per fer còpies personalitzades.
Obriu la lletra escrivint "Benvolgut (Insereix nom d'empleat)" seguit d'un punt de coma. Si escriviu una carta general, escriviu "Estimat treballador valorat" seguit de dos punts.
Comenceu la lletra proporcionant fons. Expliqueu que la companyia està perdent diners i el que ha intentat fer per contrarestar el descens. Escriviu amb un llenguatge clar però amb prou detalls perquè els empleats entenguin que l'empresa passa moments difícils. No mencioneu les hores reduïdes en el primer paràgraf, ja que probablement els treballadors deixaran de llegir i perdran l'oportunitat d'explicar la situació o intentar mantenir la seva bona voluntat.
Expliqueu la reducció d'hores en el segon paràgraf. Sigues específic. Quantes hores els treballadors esperen perdre cada setmana? Quan tornaran al seu horari normal, si escau? Els empleats tindran moltes preguntes i els tractaran ara, evitant la confusió i les trucades telefòniques a l'oficina.
Emfatitza les bones notícies, si n'hi ha. Per exemple, si rebaixa hores per evitar que algú fora, indiqueu-ho. Si teniu una estratègia que creu que tornarà a tenir el vostre negoci en negre aviat, deixeu que els empleats tinguin sentit l'optimisme. Fins i tot si la bona notícia és relativament menor, l'ajudarà a sentir que té els seus millors interessos en el fons.
Doneu informació d'acció a l'últim paràgraf. Si els empleats necessiten fer qualsevol cosa, com ara omplir una documentació addicional, feu-los-ho saber. Gràcies per mantenir-vos amb vosaltres en aquest difícil procés.
