Un administrador de la subvenció s'encarrega de supervisar les propostes de subvenció, controlar els fons de subvencions i assegurar-se que totes les activitats de subvencions compleixen el contracte. L'administrador ha d'estar familiaritzat amb tots els terminis i els resultats mesurables i produir correspondència, crear informes i mantenir registres que demostrin que es compleixen totes les condicions de la beca. La recopilació de dades, l'entrada i l'anàlisi de dades formen part del procés. L'administració de subvencions és una activitat professional que requereix una acurada atenció als detalls i als coneixements tècnics.
Organitzar
Recollir i organitzar la proposta de subvenció, tots els materials col·laterals i la correspondència posterior relacionada amb el premi. Utilitzeu les seccions de subvencions com a punt de partida per a l'organització, amb un fitxer per a cada resultat mesurable, per exemple. Arxivar totes les dades recollides amb el resultat al qual es refereix, de manera que la informació està fàcilment disponible quan és hora de fer informes mensuals o de finalització d'any. Hi ha molta documentació involucrada en l'administració adequada d'una subvenció i això ha de ser acuradament organitzat.
Identifiqueu i envieu els formularis requerits segons la forma i el temps especificat pel contracte. La creació d'una llista de verificació i la línia de temps a principis del procés ajudaran a assegurar el compliment.
Determineu i implementeu els sistemes de recollida de dades necessaris per satisfer els termes de la subvenció. Cada resultat mesurable especificat en la subvenció s'ha de demostrar amb la documentació. Per exemple, si heu promès inscriure 50 estudiants, heu de tenir formularis d'inscripció i fulls d'inici de sessió per escrit.
Superviseu els pressupostos: feu un seguiment de les despeses per garantir que les compres i les despeses es realitzin d'acord amb les línies de comanda del pressupost i emetin informes periòdicament sobre la despesa perquè el personal sàpiga on es troben respecte a les limitacions de compra i pressupost.
Obteniu l'aprovació de les modificacions de les subvencions tal com ho permet el termini del contracte a mesura que avança el període de subvenció i es fa evident la necessitat de canvis. Qualsevol canvi en els termes de la subvenció ha de ser aprovat pel conseller delegat de l'organització.
Seguiu el progrés cap als objectius i els resultats promesos i suggerim canvis si no es compleixen. Si no es compleixen els objectius d'assistència, per exemple, el membre del personal responsable del reclutament ha de ser advertit perquè puguin prendre mesures correctives.
Consells
-
Escriviu el salari de l'administrador a la subvenció com a línia de comanda del pressupost. Si l'administrador gestiona més d'una subvenció, escriviu-les com un percentatge del temps que necessitarà per administrar cada subvenció.
Avís
No cometi l'error d'esperar que el personal existent trobi temps per administrar una subvenció considerable. Concessió de beques de $ 100,000 i més requereix una gran quantitat de temps i experiència per assegurar el compliment i el compliment és necessari si s'espera obtenir fons en el futur.
