Les empreses gasten molts diners en moltes coses, però cada despesa sol caure en una de les dues categories: despeses d'explotació i despeses de capital. La diferència es redueix a les despeses diàries enfront de la inversió a llarg termini. Atès que aquestes despeses es tracten de manera diferent en la comptabilitat i sota el codi fiscal, la majoria de les empreses mantenen pressupostos de capital separats i pressupostos operatius.
Tipus de despeses
Una despesa de capital es destina a adquirir un actiu que afegeix valor a l'empresa. En altres paraules, les despeses de capital són inversions. Quan una empresa compra un edifici, per exemple, o un equip, això és una despesa de capital. Una despesa operativa, d'altra banda, és el diner gastat per executar la companyia dia a dia. Els salaris dels treballadors, per exemple, són despeses operatives. Dins del món empresarial, aquests conceptes són sovint abreujats com CapEx per a despeses de capital i OpEx per a despeses operatives.
Exemple
Digueu que una empresa necessita una màquina de còpia. El cost de la pròpia màquina és una despesa de capital. Una vegada adquirit, la fotocopiadora segueix el balanç de la companyia com a actiu, el que significa que quan arriba el moment de sumar el valor total de l'empresa, aquest valor augmenta per la quantitat que valgui la fotocopiadora. Els costos de l'electricitat per executar la fotocopiadora i del paper i el tòner que componen la còpia són despeses d'explotació. Pel que fa al balanç, les despeses d'explotació són bàsicament passius, ja que el valor global de l'empresa es redueix en l'import degut a les despeses de funcionament.
Fer una elecció
Algunes despeses poden ser de capital o operatius, depenent de com una empresa vulgui gestionar-los. Bernard Golden del "CIO", una revista per a executius corporatius que supervisa la tecnologia de la informació, utilitza l'exemple d'un centre d'emmagatzematge de dades. Una empresa podria comprar un grup de servidors d'ordinador per gestionar les seves dades i després posar un edifici per allotjar-los. En aquest cas, el centre de dades seria una despesa de capital i els costos de la seva execució serien operatius. O podria llogar espai en servidors mantinguts per una empresa independent. En aquest cas, el centre de dades seria totalment una despesa operativa.
Tractament fiscal
El sistema fiscal dels EUA tracta les despeses de capital i operativa d'una manera diferent. Les despeses d'explotació són generalment deduïbles de la renda imposable d'una empresa durant l'any en què es paguen les despeses. Les despeses de capital, d'altra banda, s'han de "capitalitzar", és a dir, una empresa ha d'estendre la deducció durant diversos anys. Això reflecteix la manera com les empreses solen tractar les despeses de capital en la seva pròpia comptabilitat, ja que el cost s'expandeix durant la vida de l'actiu, sense tenir-ho tot alhora.
