Una auditoria és un procediment formal que un oficial d'auditoria fa per veure com funciona una empresa i com pot millorar-se. Existeixen diferents tipus d'auditories, com ara el rendiment i les finances, però tots segueixen el mateix procediment bàsic. Normalment, el procediment es divideix en quatre grans apartats, incloent-hi la planificació inicial, el treball de camp, l'informe i el seguiment amb el tancament.
Redacta i envia una carta de notificació preliminar al client o al departament que s'està verificant. Detalli quan es durà a terme l'auditoria, quant temps esperarà, l'assignació de l'oficial d'auditoria si l'oficial no és vostè i una llista de comprovació del tipus de dades que buscarà i necessitarà durant l'auditoria.
Programeu una reunió amb els directius de l'empresa o departament. Definiu els objectius i l'abast de l'auditoria amb els directius i descobreixi quins recursos estan disponibles. Obteniu informació detallada sobre processos de la companyia o el departament. Permetre als directius expressar qualsevol dubte que tinguin sobre l'auditoria o fer preguntes.
Realitzar una enquesta bàsica de l'empresa o departament. El propòsit de l'enquesta és complementar el que heu après a la reunió del gerent i ajudar-vos a comprendre millor els objectius, operacions i mecanismes de control actuals de la companyia, com ara els procediments d'autorització.Una varietat de dades, com ara el manual de l'empresa i les declaracions dels treballadors, poden ser útils durant aquesta etapa.
Formuleu un pla de treball de camp bàsic basat en la informació obtinguda a través de la reunió i l'enquesta. El pla de treball de camp esbossa com obtindreu la resta de dades que utilitzareu. Pot variar en funció d'elements com ara la força dels controls de l'empresa.
Parleu amb els membres del personal per recopilar documents: aquests varien segons el tipus d'auditoria específic que feu, i obtingueu la percepció del que està passant a l'empresa. Pregunta el que pensen que l'empresa està fent bé i què es podria millorar i per què.
Revisa els documents que has recollit dels membres del personal. Comproveu si hi ha errors d'entrada o informació conflictiu. Torneu a consultar amb els membres del personal per veure si tenen una explicació adequada dels errors o conflictes.
Comproveu que la documentació i els procediments estiguin d'acord amb la política de l'empresa i altres normes locals, estatals o federals.
Prova dels controls que té l'empresa o el departament. La prova només significa que mires la documentació per a transaccions específiques, normalment en algun lloc del barri de 24 a 36, més a prop. Com més errors o discrepàncies es trobin en la documentació i entrevistes, més important és això. Si la documentació inicialment mostra que els controls funcionen bé, és possible que no hagueu de fer molt en aquest pas. Es diu que les auditories que no proveeixen controls segueixen un enfocament substantiu.
Formuleu algunes opinions inicials sobre l'empresa o el departament i com funciona o pot millorar. Proporcioneu comentaris als gestors de les empreses o els departaments i els demana una resposta per escrit a les vostres recomanacions i a les primeres conclusions. La resposta hauria d'explicar com els administradors pretenen solucionar els problemes que heu aïllat.
Creeu un esborrany de l'informe d'auditoria. L'informe ha d'incloure informació de fons i resumir l'abast de l'auditoria. També ha de mostrar el que ha trobat i les seves recomanacions es van basar en aquestes troballes, així com també còpies o respostes a les respostes dels administradors.
Torneu a reunir amb els administradors una vegada més i parleu sobre el vostre informe aproximat. Proporcioneu còpies i respongueu qualsevol pregunta que els directius puguin tenir. El punt d'aquesta reunió és assegurar que els directius entenguin tot el que ha fet i què han de fer per millorar.
Ajusta i edita el teu informe per crear un esborrany final. L'esborrany final hauria d'incloure els resultats de la reunió d'examen d'auditoria. Distribueix el projecte final als administradors.
Seguiment del departament o empresa en un termini de sis a 12 mesos per esbrinar si l'empresa o el departament han realitzat canvis per solucionar els problemes identificats durant l'auditoria.
Escriure una carta formal als directius indicant el que ha après durant el seguiment i qualsevol treball addicional que sigui necessari. Si l'empresa o el departament han complert amb les expectatives, indiqui'l a la carta i indiqueu que, després d'haver complert els objectius d'auditoria, esteu tancant l'auditoria.
Consells
-
Estigui preparat per a alguna tensió durant el procés d'auditoria. La gent sovint està nerviosa sobre els errors que trobeu, fins i tot si els errors són innocents, perquè massa errors poden significar que els seus treballs estan en la línia. Assegureu-vos que és el vostre treball simplement investigar, per no donar cap recompensa ni càstig. Sempre expliqui la raó exacta per la qual sol·licita dades específiques perquè els treballadors entenguin la seva raó.
