La persona que saluda els clients quan entren a una oficina presenta una imatge de l'empresa. Una recepcionista desorganitzada i indiferent presenta a la companyia com a poc professional i indestructible. Mentrestant, un membre atent humà satisfà amb afecte i fa que un client se senti valorat i pugui portar-lo a conrear una relació més llarga amb l'empresa. Recordeu també que en certs tipus d'oficines, com ara un consultori de metge o terapeuta, i abans de trobades importants, com ara entrevistes, els visitants poden sentir-se nerviosos. Una salutació amigable pot ajudar a posar-los a gust.
Col·loqueu el vostre escriptori per fer front a l'entrada, de manera que veieu els clients a mesura que entren. Assegureu-vos que l'oficina es vegi bé al principi de cada dia i ho mantingui organitzat durant tot el dia. Entregueu els paquets amb promptitud o els deixeu fora de la vista. Mantingueu els documents ben arxivats i el vostre llibre de cites accessible. Feu que els programes d'ordinador siguin correctes perquè pugueu buscar fàcilment la informació d'un client.
Somriu i dóna la benvinguda al client, transmetent una veritable calidesa i entusiasme. Utilitzeu una salutació que indica que l'heu estat esperant, si aquest és el cas, però només si sabeu que aquest és el client que heu estat esperant. Si espera un client al despatx d'advocats a les 9 a.m., i un home vestit per a una reunió de negocis entra, potser somriur i dient: "Hola, ets John? És molt agradable conèixer-te". No indiqueu mai el nom complet del client: tracteu aquesta informació de manera confidencial. Utilitzeu una salutació més general si no coneixeu el client, com ara "Bon dia, benvingut a la signatura XYZ. Com puc ajudar-vos avui?"
Proporcioneu assistència al client organitzant una cita, donant-li el paperwork que ha d'omplir o fer-li saber que li indicarà a la persona adequada que ha arribat. Deixi que el client sap quant de temps hauria d'esperar. Pregunteu-li si té alguna pregunta i respondre al màxim de la vostra capacitat. Si heu de comprovar la resposta, assegureu-vos que ho feu.
Animeu al client a relaxar-se mentre espereu. Ofereix al client refrescos com ara aigua, cafè o te, si està disponible. Si el client declina l'oferta, digueu-li que us feu saber si canvia d'opinió. Continueu somrient i fent contacte visual quan parleu amb el client, transmetent calor i entusiasme.
Demaneu amb molta prudència que el client espereu un moment si haureu de respondre el telèfon. Responeu el telèfon amb una salutació com, "Bon dia, aquesta és la signatura Terri de XYZ. Es pot mantenir per un moment?" Gràcies a la persona que truca per mantenir-la i assegurar-la que estarà bé amb ella. A continuació, assistiu al client a l'oficina.
Seguiu el protocol de la vostra oficina per introduir clients al personal. Convocar al membre del personal tan aviat com hagi arribat el client, si sap que el membre del personal no es troba amb un altre visitant. En cas contrari, convocar el personal del personal adequat per telèfon quan la cita del client estigui programada per començar.
Escorteu el client a l'oficina del membre del personal si aquest és el procediment acceptat a la vostra oficina i el membre del personal ha indicat que voleu iniciar la reunió. Alternativament, convoca el membre del personal a la zona d'espera per conèixer el client. Introduïu el client i el membre del personal si encara no s'han conegut, utilitzant els cognoms o els primers noms, depenent de quina empresa prefereixi.
